Een goed beleidsplan

Een goed beleidsplan is een beleidsplan dat werkt. Met andere woorden: het beleid leeft in de gemeente en in de kerkenraad. Het is een ‘levend’ plan dat regelmatig wordt bijgesteld. De wijze waarop nieuw beleid tot stand komt moet passen bij de gemeente. Een kleine gemeente zal het op een andere manier en ander niveau oppakken dan een grote gemeente. Het werk in de gemeenten lijkt veel op elkaar, maar elke gemeente is uniek. Hierdoor lukt het niet om een beleidsplan van een andere gemeente zomaar over te nemen. ‘Wat anderen bedacht hebben, hoeven wij niet over te doen’ blijkt hier niet te werken. Een goed beleidsplan past als een jas, die goed aansluit bij de gemeente.

In veel gemeenten zijn veel ‘doeners’ en weinig beleidsmakers en denkers. Dit vraagt om een praktische aanpak, die dicht bij de mensen blijft. Voor sommigen is het woord ‘beleidsplan’ afstandelijk of een te groot en ruim woord. Pas het dan aan en noem het proces om nieuw beleid te maken bijv. ‘Op zoek naar de toekomst van onze gemeente’. Een praktische omschrijving helpt een gemeente verder dan hoogdravende woorden die in een bureaula terecht komen.

Hierna volgt een weergave van verschillende aspecten, die behulpzaam kunnen zijn bij het samenstellen van een goed beleidsplan.

1. Motivatie

Het helder hebben van de reden om een beleidsplan te maken helpt om er gemotiveerd aan te werken. Gaat het om het bestaansrecht van de gemeente? Is het tijd om (intensiever) te gaan samenwerken met andere gemeenten of te gaan fuseren? Of is er juist ruimte ontstaan om missionair of diaconaal in je eigen dorp of wijk aanwezig te zijn? Vat in één zin samen waarom je een beleidsplan wilt maken en communiceer dit. Zowel kerkenraad, gemeente als de verschillende werkgroepen en commissies kunnen zo eenvoudig en doeltreffend op de hoogte worden gebracht.

2. Hoe begin je?

Een kleine groep kan beginnen met het op een rij zetten van de verschillende onderwerpen. Enkele gemeenteleden wordt gevraagd om hier aan deel te nemen. Voor direct contact met de kerkenraad is het handig dat ook enkele kerkenraadsleden deel uit maken van deze groep.

Zij geven de onderwerpen met een korte omschrijving weer, maar werken aan het begin van het denkproces het beleidsplan nog niet uit. Zij leggen ze voor aan de kerkenraad om hierover na te denken. De kerkenraad kan er voor kiezen om een avond of een zaterdag te besteden om zich hierop te bezinnen. Naast de genoemde onderwerpen krijgen kerkenraadsleden ook de ruimte om nieuwe onderwerpen aan te dragen. Zo ontstaat er een ruimer beeld van het beleidsplan, waar vervolgens de gemeente en/of verschillende groepen bij betrokken worden. De kleine groep werkt het uit.

3. Waar begin je mee?

Het is aanlokkelijk om met praktische zaken te beginnen, maar het maken van een beleidsplan is ook een bezinningsmoment. Maak ruimte om stil te staan bij de vraag: ‘Waartoe zijn wij gemeente?’ of ‘Waarom willen wij gemeente van Christus zijn?’. De visie en missie van het vorige beleidsplan kunnen hiertoe gebruikt worden. Ook een Bijbeltekst of een lied kan uitgangspunt zijn voor dit gesprek. In veel gemeenten is de drieslag, die door Jan Hendriks werd gehanteerd, goed bruikbaar: Dienst aan God, dienst aan elkaar en dienst aan de wereld.

4. Grootte: maximaal vijf A4

Praat veel over het nieuwe beleid en schrijf weinig. Denk van te voren na over het aantal pagina’s dat het beleidsplan mag beslaan. Wanneer het uit twee of drie pagina’s bestaat worden mensen aangemoedigd om kort en bondig te formuleren. Lange stukken tekst worden vaak niet (goed) gelezen.

5. Wat ligt er nog?

Zijn er punten van het vorige beleidsplan die zijn blijven liggen? Dan kunnen deze opgenomen worden in het nieuwe beleidsplan. Wanneer het vorige al een aantal jaren oud is, dan is de kans groot dat het niet meer bij de huidige situatie van de gemeente past. Het bijstellen van dit oude plan heeft dan meestal minder zin, ook vanwege de grotere hoeveelheden tekst die werden gebruikt. De ‘oude’ punten meenemen in een nieuwe omschrijving is een uitdaging. Het zorgt voor het omzetten van de onderwerpen naar deze tijd. Het kort en bondig weergeven maakt de kans groter dat ze gelezen èn opgepakt worden.

6. Hoe betrek je de gemeente?

Afhankelijk van de beleidsonderwerpen kan de kerkenraad er voor kiezen om gemeenteleden direct te betrekken op een gemeenteavond of -ochtend. Bijv. wanneer het om samenwerking met een andere gemeente gaat. Als het bijv. een meer missionair onderwerp betreft bijv. ‘kerk in het dorp zijn’ of ‘gezicht in de stad’ dan kunnen alle werkgroepen en commissies worden benaderd om na te denken over: Hoe kan dit beleidspunt onderdeel worden van onze taak of ons werk?

7. Grove planning

Na de gesprekken in kerkenraad en gemeente ontstaat er een steeds duidelijker beeld van het beleid voor de komende jaren. Bij het ene onderwerp zal het gaan om realisatie van een plan en bij het andere om het nemen van een besluit. Soms zal de uitvoering daarvan pas in een volgende beleidsperiode zijn. De kleine groep werkt per onderwerp kort en bondig uit waar het om gaat. Gebruik daarbij een toegankelijke stijl zodat ieder het begrijpt.

Niet alles kan direct uitgevoerd worden. Een grove planning daarbij met vermelding van jaartal of seizoen geeft aan wat eerst opgepakt wordt en wat later.

8. Details uitwerken

Door op elke kerkenraadsvergadering een onderwerp aan de orde te stellen blijft het beleidsplan leven. Als bezinningsonderwerp zorgt het voor verdieping. En de uitwerking kan worden doorgesproken, evenals wie daarvoor gevraagd en daarbij betrokken zullen worden.

9. Werkplan

Door zo stap voor stap onderdelen van de grove planning meer gedetailleerd te bespreken en uit te werken ontstaan de bouwstenen voor een werkplan.

10. Organisatie in bijlage

In veel beleidsplannen staat niet alleen beleid, maar ook een beschrijving van wat door welke commissie of college wordt gedaan, evenals taakomschrijvingen. Soms is daar een jaarplanning aan toegevoegd. Dit is nuttige informatie voor de voortgang van het werk in de gemeente. Ook voor nieuwe mensen is het fijn om een indruk te krijgen van de werkzaamheden, die bij een taak of ambt horen. Deze beschrijvingen maken het beleidsplan lang en minder gemakkelijk leesbaar. Het wordt handzamer als ze in een bijlage of een apart document worden verwerkt.

11. Mee met het seizoen

In september komt de uitvoering van beleidsonderdelen op gang. Aan de hand van het werkplan krijgen de plannen vorm. De kerkenraad heeft met regelmaat, het liefst elke vergadering, een onderdeel op de agenda staan om door te spreken. De kerkenraad houdt werkgroepen, commissies en gemeente op de hoogte van de voortgang. Ook worden zoveel mogelijk gemeenteleden direct bij de uitvoering betrokken. Het eind van het seizoen, mei/juni, is een goed moment om het plan te evalueren en eventueel bij te stellen. Zo kan de gemeente koersvast werken, maar er is ruimte om met het beleid te leven en te werken.

Zo kan een ‘levend’ plan ontstaan, waar gemeente en kerkenraad met plezier aan werken. Wetend dat we daarmee doen wat mensen kunnen bedenken. Een beleidsplan is van betekenis voor de toekomst van een gemeente, maar laat er altijd ruimte blijven voor de werking van de Geest.