Hoe betrekken we de gemeente bij het maken van een nieuw beleidsplan?

De gemeente-avond als onderdeel van een proces van beleid maken.

Inleiding

In de Protestantse Gemeente Deventer werkten we aan een nieuw beleidsplan voor de komende 4 jaar. Om efficiënt te werken besloot het moderamen een werkgroep in te stellen. Deze Werkgroep Beleid kreeg opdracht het proces te trekken. Drie moderamenleden en twee gemeenteleden zonder bestuurlijke functies gingen aan de slag.

Stappenplan

De Werkgroep Beleid bedacht een stappenplan. Daarin is ook veel ruimte voor het meedenken van de gemeente:

Stap 1 – Werkgroep beschrijft ontwikkelingen in kerk en samenleving

Stap 2 – Deze nota wordt voorgelegd aan kerkenraad, taakgroepen en colleges

Stap 3 – Deze nota wordt voorgelegd aan gemeenteleden

Stap 4 – Reacties van taakgroepen en gemeenteleden worden verwerkt

Stap 5 – Kerkenraadsleden buigen zich over nota en reacties tijdens kerkenraadsweekend

Stap 6 – Werkgroep stelt met behulp van alle reacties concept beleidsplan op, met daarin kort en bondig de speerpunten voor het beleid in de komende jaren.

Stap 7 – Dit concept beleidsplan wordt aan kerkenraad voorgelegd.

Stap 8 – Kerkenraad legt concept beleidsplan aan gemeente voor.

Stap 9 – Werkgroep past op grond van opmerkingen uit gemeente en kerkenraad concept beleidsplan aan en stuurt eindversie naar kerkenraad ter goedkeuring

Stap 10 – Kerkenraad keurt beleidsplan goed. Stuurt het taakgroepen toe met de opdracht de jaarlijkse werkplannen tot 2022 te richten naar dit beleidsplan. Beleidsplan kan ingezien worden in kerk en op website.

Uitwerking

Stap 1 Een nota wordt geschreven

De werkgroep Beleidsplan schreef een nota over de belangrijkste ontwikkelingen die onze kerkelijke gemeente raakten. Gekeken werd naar veranderingen in de plaatselijke en landelijke kerkelijke situatie. Maar ook naar ontwikkelingen op het gebied van communicatie. En naar andere sociale, economische, politieke en culturele veranderingen waar we mee te maken hebben. Sommige ontwikkelingen brengen spanningsvelden met zich mee voor ons kerkenwerk. Hieronder vindt u een samenvatting van de nota. De 7 terreinen waarop voor nieuw beleid onze aandacht gevraagd wordt staan er als kopjes boven. Daaronder wordt beschreven welke ontwikkelingen zich daar voordoen en, schematisch, de spanningsvelden, die daarmee samenhangen.

1. Vrijwilligers

Vrijwilligers, van levensbelang voor de kerk, zijn steeds moeilijker te vinden, door het verdwijnen van de VUT en het verhogen van de pensioengerechtigde leeftijd. Bovendien willen veel mensen zich niet lang binden aan vrijwilligerswerk.

2. Doelgroepen

Het grote aantal ouderen vraagt om een meer groepsgerichte pastorale benadering. Maar juist de groep zeer oude, niet mobiele ouderen, groeit. Er is veel eenzaamheid. Hoe kunnen we in de wijken aanwezig zijn voor hen? Tegelijk groeit de groep twintigers en dertigers en heeft behoefte aan pastoraat.

3. Financiën

Het kerkgebouw wordt veel verhuurd. Noodzakelijk vanwege het geld, maar verhuren we zomaar aan iedereen?

4. Culturele en planologische ontwikkelingen binnenstad

We sluiten bij veel evenementen in de stad aan. Hoe verhoudt deze evenementencultuur zich tot de eigenheid van de kerk, de rust en bezinning die we ook willen bieden?

5. Communicatie

Om mensen ‘van buiten’ te interesseren voor kerkelijke activiteiten is professionele pr nodig. Dat geldt ook voor onze website en andere communicatiemiddelen. Maar we werken met vrijwilligers en professionalisering kost veel geld.

En hoe houden we de kloof tussen gedigitaliseerden en digibeten klein?

6. Brede en smallere oecumene

De kerkorde van de PKN voorziet in meer regionale samenwerking met andere pkn-gemeenten. Die samenwerking, ook met andere kerkgenootschappen in de binnenstad is sowieso belangrijk. Hoe profileren we ons daar in?

7. Groei naar keuzekerk en ‘fluid church’

Steeds meer mensen kiezen zelf de kerkgemeenschap waar ze bij willen horen en storen zich niet aan geografische indelingen of kerkgrenzen. Er doen steeds meer mensen mee die geen lid zijn van de PKN, maar voor een tijd bijvoorbeeld de kerkdiensten bezoeken. Hier tekenen zich ook de contouren van een zgn. ‘fluid church’, een vloeibare kerk af, met een vrij bont karakter.

Stap 2 De nota wordt voorgelegd aan kerkenraad, taakgroepen en colleges

Deze nota wordt voorgelegd aan kerkenraad, college van kerkrentmeesters, diaconie en taakgroepen, met de vraag: -Herkennen jullie je in deze nota? Hebben jullie nog aanvullingen?

– Maak een analyse van jullie werkzaamheden nu aan de hand van deze nota. Wat zijn jullie sterke en zwakke punten als het gaat om jullie werk voor de komende 4 jaar wat betreft genoemde spanningsvelden? Wat voor kansen en wat voor bedreigingen zien jullie de komende 4 jaar voor jullie aanpak?

– Waar ligt voor jullie de prioriteit in aanpak voor wat betreft de sterke en zwakke kanten, kansen en bedreigingen?

Stap 3 De nota wordt voorgelegd aan gemeenteleden op een gemeente-avond

Doel

Wat is het doel van deze gemeente-avond? -Gemeenteleden worden betrokken bij het beleidsproces. Zij ervaren hun verantwoordelijkheid voor de gang van zaken in de gemeente

– Gemeenteleden formuleren reacties als bijdragen aan het beleidsplan.

– Gemeenteleden worden geïnformeerd rond aantal andere gemeentezaken. Zij kunnen vragen stellen en opmerkingen maken.

– Onderlinge ontmoeting

Opzet avond

19.30 u. Kerk open, koffie

20.00 u. Plenaire opening met een lied Welkom

20.05 u. Enkele huishoudelijke zaken, rondvraag

20.45 u. De nota wordt toegelicht

21.00 u. Groepswerk

22.00 u. Afsluiting met avondlied, hapje en drankje

Strakke planning

Om het hoofdonderwerp ruim tijd te geven, is het zaak de tijd en de agenda goed te bewaken. De rondvraag wordt daarom gehouden vóór het gesprek over het beleidsplan. De nota, inclusief het schema met spanningsvelden, vormt het uitgangspunt bij dat gesprek. Iedereen krijgt aan het begin van de avond een kopie van deze nota. We beginnen plenair in de kerkzaal. Rond 21.00 uur kan iedereen zich met koffie naar de gespreksruimte begeven.

Gesprek op gang brengen en reacties verzamelen Hoe krijgen we gemeenteleden met elkaar in gesprek over de nota? En hoe verzamelen we hun inbreng?

Bij een plenaire zitting spreken alleen degenen die durven. De rest zwijgt. Daarom wil de werkgroep met groepjes werken van maximaal 5 mensen. De intensiteit van het gesprek verslapt namelijk wanneer de groep groter is. In de ruimte waar het gesprek zal plaatsvinden groepeert de koster daarom vooraf de stoelen en tafels secuur. Overal kunnen slechts 5 mensen plaatsnemen. Op elk tafeltje legt de Werkgroep gele post-it-briefjes en een pen. We zetten een groot zwart viltbord klaar. Op A4-tjes zijn de 7 spanningsvelden afzonderlijk aangegeven met grote zwarte letters. Deze worden op geruime afstand van elkaar op het bord geplakt. Daaronder kunnen de gemeenteleden hun reacties plakken die zij op de geeltjes hebben geschreven. Plenair wordt door de Werkgroep eerst de nota met spanningsvelden toegelicht. Iedereen ontvangt daarna een briefje met de volgende opdrachten en aanwijzingen:

1. U heeft een uur de tijd. Vorm groepjes van niet meer dan 5 personen. Koffie kan opgehaald worden en meegenomen naar de tafeltjes.

2. Maak zo nodig eerst kennis met elkaar.

3. Herkent u de geschetste spanningsvelden? En hoe gaan we daarmee om? Ga hierover in gesprek met elkaar in groepjes en zet op geeltjes uw reacties. Per spanningsveld één geeltje gebruiken. Graag duidelijk schrijven! Niet alle spanningsvelden hoeven besproken te worden. Kies die uit, waar u het in elk geval met elkaar over wilt hebben.

4. Plak de geeltjes met uw reacties op het zwarte bord

5. Ga hierover in gesprek met medegemeenteleden die ook bij het bord staan.

Verloop van de avond en daarna… De 90 deelnemers vormen al snel groepjes en raken geanimeerd met elkaar in gesprek. De gele briefjes worden vol geschreven. Met opmerkingen als: meer aandacht voor fairtrade, meer integratie van de verschillende leeftijdsgroepen, waar blijft de aandacht voor moslims? Deze gedachten worden per spanningsveld op het zwarte paneel geplakt. Men vindt het leuk om daarna elkaars bijdragen te lezen

Stap 4 Reacties van taakgroepen en gemeente-avond worden verwerkt

Na afloop van de gemeente-avond worden de briefjes door een werkgroep-lid verzameld en overgetypt. De lijst die dan ontstaat biedt de werkgroep weer punten voor de vorming van het beleid. Eén voor één worden deze punten gewogen. Datzelfde geldt voor de reacties uit de taakgroepen. De nota wordt weer herzien. Nu worden speerpunten voor beleid zichtbaar.

(Stap 5,6,7)

Stap 8 Kerkenraad legt concept-beleidsplan aan gemeente voor

Na stap 5, 6, 7 is het concept-beleidsplan gereed. Nu legt de kerkenraad dit stuk conform de kerkorde aan de gemeente voor. Op een zondagmorgen na de kerkdienst wordt er een beraad gehouden. Zo’n 40 mensen zijn aanwezig. Deze hebben de plannen goed bestudeerd. De opmerkingen worden genotuleerd door een moderamen-lid. Dezelfde week worden alle opmerkingen weer door de Werkgroep gewogen. Een aantal punten wordt in het beleidsplan opgenomen of aangepast. (Stap 9)

Stap 10 De kerkenraad keurt het beleidsplan goed. Stuurt het de taakgroepen toe met de opdracht de jaarplannen vanaf nu tot 2022 voor hun werkzaamheden te richten naar dit beleidsplan.

Nu zijn de taakgroepen aan zet om de speerpunten in hun jaarplannen te verwerken. Een van die speerpunten is: ‘Meer projectmatig werken’. Immers, voor projecten zijn vaak nog wel vrijwilligers te vinden. Een goed voorbeeld van zulk projectmatig werken is het maken van een nieuw beleidsplan. De twee gemeenteleden die daarvoor gevraagd werden, wilden graag meedoen, omdat het werk te overzien was.