Niet de kerkenraad alleen

Samen spelen is pas fijn…

Iedere zichzelf respecterende vereniging of organisatie heeft een beleidsplan. Dat geldt uiteraard ook voor ons als kerkelijke gemeenschap. Een goed onderbouwd beleidsplan, op papier gezet, zodat ieder gemeentelid op de hoogte kan zijn van hetgeen ons als gemeente voor ogen staat.

Kenmerk van een beleidsplan is dat dit een beperkte levensduur of geldigheidstermijn heeft. Dus…. ontdek als kerkenraad op tijd dat het beleidsplan aan vernieuwing toe is. Een taak die zeker op het bordje van de kerkenraad behoort te liggen.

Maar we merken dat het steeds moeilijker wordt ambtsdragers te vinden. Mensen willen zich niet binden aan een langdurige, grote klus. Juist daarom is het van belang je te richten op de vraag hoe gemeenteleden betrokken kunnen worden. Hiermee kunnen we voorkomen dat steeds minder mensen steeds meer werk moeten doen. En het grote voordeel daarbij is dat het beleidsplan niet een ‘zaak van de kerkenraad’ blijft.

Begin 2014 lag die klus er voor ons als Lambertikerkgemeente in Zelhem, het moment waarop ik als ouderling werd bevestigd met als bijzondere opdracht Beleid.

Om te beginnen zijn we als kerkenraad aan de slag gegaan. Een eerste beoordeling en opzet werd ge-maakt door een werkgroep van enkele kerkenraadsleden, waaronder de beleidsouderling. Vanuit het vorige beleidsplan is gekeken naar: wat is er nog van toepassing, waar staan we anno nu, wat is onze gemeentevisie, wat is onze doelstelling, welke beleidsterreinen onderscheiden we?

Daarmee zijn we op een verdeling van beleidsterreinen uitgekomen: Vieren (liturgie), Dienen (diaconaat), Delen (pastoraat), Leren (catechese) en daarnaast kwamen de terreinen Organisatie-en-bestuur en Financiën naar voren. Op die manier hebben we geprobeerd het gehele gemeentegebeuren, alle van belang zijnde activiteiten, te vatten.

Gericht op een nieuwe ontwikkeling en passend bij deze tijd is bewust gekozen voor namen als ‘vieren’ in plaats van ‘liturgie’ etc., om los te komen van de traditionele benamingen.

Deze eerste stappen zijn telkens besproken in de kerkenraad. Vanuit de werkgroep werden enkele kerkenraadsvergaderingen voorbereid, er werd geïnventariseerd wat onder de aangegeven beleidsterreinen dient te vallen. In de kerkenraadsvergadering werd dit besproken en vastgesteld welke zaken opgepakt dienden te worden voor de beleidsontwikkeling. We kunnen natuurlijk stellen dat op dat moment het ‘beleidsplan’ (op papier) er weer is, maar…

De gemeente

‘Waar beleid ontbreekt, gaat een volk te gronde, maar het wordt gered als er veel raadgevers zijn.’ (Spr. 11:14) In dit hele proces heeft telkens de vraag op tafel gelegen op welk moment en op welke manier de gemeenteleden in dit proces geïnformeerd, gehoord en actief betrokken konden worden.

Het gegeven dat je als kerkenraad de gemeente vertegenwoordigt mag niet betekenen dat de gemeente achterover kan leunen en de kerkenraad de klus wel even klaart.

Je neemt als kerkenraad je verantwoordelijkheid om het beleid vorm te geven, maar telkens zoveel mogelijk in samenspraak met de gemeente.

Het behoeft geen betoog dat het van belang is de gemeente te informeren in het kerkblad. Welke keuzes maak je en welke stappen zet je? Op deze manier neem je iedereen mee in het proces. Daarbij valt af te wegen op welke momenten een (informatieve) gemeenteavond belegd dient te worden. Belangrijk daarbij is je telkens af te vragen wat je hebt te bieden aan informatie, maar ook welke grens er is. En hoeveel stappen lopen we voor op degenen die de informatie nog moeten krijgen? Welke onduidelijkheden zijn er en wat moet er nog gebeuren? Juist het aangeven iets nog niet te weten of te hebben uitgewerkt kan mensen uitdagen hun verantwoordelijkheid op te pakken, hun inbreng aan te bieden.

Toen duidelijk was welke beleidsterreinen golden, is de gemeente geïnformeerd over de keuzes die de kerkenraad daarin had gemaakt. Op dat moment werd het concreter, kwam het voor gemeenteleden dichterbij. Eenieder werd uitgenodigd een actieve rol te gaan spelen in wat we ‘meedenkavonden’ hebben genoemd. De hiervoor aangegeven zes beleidsterreinen kwamen op 3 avonden aan bod. Ieder gemeentelid kon één of meerdere keren aanschuiven om mee te praten, mee te denken.

Aan de deelnemers werd duidelijk aangegeven: U dient vanavond een keus te maken voor een van de twee onderwerpen, waarmee u dus meteen ook dat andere onderwerp niet actief kunt meemaken. Maar zo werken we op basis van vertrouwen hebben in elkaar: ‘ik reken op vertrouwen van jou in wat ik doe en zeg, dat betekent dat ik vertrouwen heb in wat jij inbrengt’. De ingebrachte informatie zal door de werkgroep meegenomen worden en waar nodig afgewogen. Dat geeft geen garantie dat alles wat genoemd wordt ook opgenomen wordt, maar laat u dat vooral niet weerhouden om het wel in te brengen.

10 hoofdpunten

De opbrengst van deze avonden, die dus duidelijk bij de gemeente vandaan kwam, heeft geleid tot het opstellen van tien hoofdpunten van ons beleid. En uit die tien punten heeft de kerkenraad, na intensief overleg en afwegen een keuze gemaakt. Drie punten die het meest urgent waren om heel concreet en in de tijd gepland mee aan de slag te gaan: ‘Financiën in balans brengen’, ‘Gemeente voor alle leeftijdsgroepen’ en ‘De organisatiestructuur veranderen’. Voor de uitwerking van deze beleidsterreinen werden men-sen via het kerkblad opgeroepen zich aan te melden. En er werden mensen gericht gevraagd zitting te nemen in een van deze werkgroepen. Belangrijk hierbij was de deelname van gemeenteleden/niet-ambtsdragers. Deze werkgroepen hebben vervolgens hun bijdrage geleverd in het proces, de ontwikkeling van het gemeentebeleid. En vanuit de inbreng door deze werkgroepen is weer verder gewerkt en ontwikkeld.

Met name vanuit de werkgroep ‘organisatie en bestuur’ is de gehele structuur van onze gemeente onder de loep genomen (op de schop genomen). We hebben onszelf de vraag gesteld: ‘als er nu helemaal nog geen gemeente zou bestaan, wat hebben we dan nodig om onze kerk, onze gemeente te vormen?’. Dus echt out-of-the-box-denken. Dit heeft geleid tot het aanzienlijk verminderen van het aantal ambtsdragers en het opzetten van en werken in taakgroepen. We zijn uitgekomen op zes taakgroepen, te weten: Vieren, Dienen, Delen, Leren, Rentmeesterschap en Bestuur-en-beleid.

Om nader invulling te geven aan deze taakgroepen zijn gemeenteleden, die op dat terrein al actief waren, uitgenodigd om de nadere invulling te bespreken en aanbevelingen te formuleren. Dit geheel vrijblijvend, dus zonder lid te worden van de betreffende taakgroep. De bespreking vond plaats aan de hand van een beschreven plan en vanuit bestaande activiteiten op dat terrein.

Hierna zijn de taakgroepen daadwerkelijk gevormd. Deze taakgroepen werken onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad. Derhalve zitten er een of meer ambtsdragers in iedere taakgroep. Zitting hebben in een taakgroep is beperkt(er) qua omvang en tijdsinvestering en overzichtelijk(er). En je hoeft geen bevestigd ambtsdrager te zijn om lid te worden van een taakgroep.

Pastoraat

Al weer iets verder in de tijd is, op basis van de vernieuwde structuur, vanuit de kerkenraad ingezet op het beleidsterrein Delen (pastoraat). In een tijd van vergrijzing en met steeds minder ambtsdragers was hier een herziening noodzakelijk. Dit heeft geleid tot een vernieuwde opzet van het bezoekwerk.

We hadden een behoorlijke groep contactpersonen. Aangestuurd door wijkouderlingen gingen zij op pad voor contacten en bezorgwerk.

Er is een nieuwe indeling van de gemeente gemaakt in ‘buurten’. De contactpersonen zijn gevraagd hierin hun vernieuwde rol te spelen als kerkbuur (gericht op persoonlijk contact) en/of als kerkbode (meer gericht op het bezorgwerk). In deze procedure zijn er meer-dere bijeenkomsten geweest met de (voormalige) contactpersonen. Hen werd een maaltijd aangeboden als teken van dank en respect voor hun inzet. En enkele avonden om de nieuwe rol en buurtindeling te bespreken en vast te stellen. Op deze manier is een grote groep actieve gemeenteleden uitgenodigd en bijeen geweest.

De werkzaamheden in dit ‘buurtwerk’ worden hierna verder opgepakt door de taakgroep Delen. Zo willen we vorm geven aan de omslag van ‘verzorgingskerk’ naar ‘ontmoetingskerk’.

Enkele opmerkingen en ideeën bij het betrekken van de gemeente bij de beleidsontwikkeling.

– Beleid is meer dan het beleidsstuk. Er dient natuurlijk iets op papier gezet te worden als houvast. Maar het moet een proces van vele betrokkenen zijn. Zo blijft het geen doods papieren stuk, maar is het een levend gebeuren. En hoe meer mensen er bij zijn, hoe meer het leeft. Daarom spreken we ook liever van ‘beleidsontwikkeling’ dan van een ‘beleidsstuk’.

– We hebben gemerkt dat het van belang en waardevol is bij een activiteit of bespreking een ‘vormend bezinningsmoment’ in te bouwen. We zijn niet zomaar bij elkaar. We hebben iets gemeenschappelijks te delen. We hebben als mensen in een geloofsgemeenschap toch duidelijk een bindende factor. En we bouwen elkaar hiermee op, bemoedigen elkaar. Om iedere aanwezige tot zijn of haar recht te laten komen, bleek het zinvol en goed mogelijk te werken en spreken in twee-of drietallen. Ofwel: de drempel moet laag blijven. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan:

• Intuïtief bijbellezen: welke tekst spreekt je het meest aan in dit bijbeldeel, bespreek dit met z’n tweeën.

• Een bekend lied in delen geprint uitdelen: kun je iemand bedenken die je deze tekst zou willen geven, ook weer in tweetallen.

• Een stiltemoment met beelden of teksten. …??? …Laat je creativiteit hierop los.

– Op de meedenkavonden is aan de deelnemers een boerenkoolplant meegegeven met het idee daar in het najaar een boerenkoolstamppot van te bereiden. Deze maaltijd, waarbij overigens iedereen welkom was, heeft ook daadwerkelijk plaatsgevonden. Dit ging vooraf aan een gemeenteavond waar het vervolg van de beleidsontwikkeling werd gepresenteerd en de gemeenteleden (weer) hun inbreng konden hebben.

– Bij de beleidsontwikkeling is er op diverse manieren aandacht besteed aan de deelname van gemeenteleden in het kerkenwerk: gemeenteavonden, een dag voor alle vrijwilligers, gespreksavonden, taakgroep-avonden, maaltijden, een enquête.

Tot slot een wellicht overbodig advies: Steek er tijd in, dat kan later veel tijd besparen.