Van beleidsplan naar werkplan

Elke vier jaar schrijft een kerkenraad een nieuw beleidsplan, waarin de plannen voor de gemeente voor de komende jaren staan. Hoe voorkom je dat het beleidsplan in de la verdwijnt en dat veel mooie plannen verzanden? En hoe zorg je dat, als je aan de slag gaat met het beleidsplan, je een goed stappenplan maakt, zodat je je vrijwilligers niet overvraagt? Kortom: wat is er nodig om een beleidsplan in de praktijk te laten werken?

Een werkplan

Een werkplan is een document dat toegevoegd wordt aan het beleidsplan. Het verschil tussen het beleidsplan en het werkplan is dat een beleidsplan de visie beschrijft voor de komende periode van vier jaar, waarbij vaak al ideeën en voornemens beschreven worden. Het werkplan is een concrete uitwerking van de visie en de ideeën die beschreven staan in het beleidsplan. Ook kent het werkplan een kortere tijdsspanne, doorgaans een jaar, en is een werkplan doorlopend in beweging. Het werkplan telt meestal meer pagina’s dan het beleidsplan.

Wat staat er een in een werkplan?

In het werkplan staan de volgende zaken:

• Wat gaan we doen?

• Welk doel hebben we voor ogen?

• Wie gaat het doen?

• Wanneer is het af?

• Wat is er nodig aan menskracht, financiën of samenwerking?

• Hoe houden we elkaar en de gemeenteleden op de hoogte?

Deze stappen klinken wellicht eenvoudig, maar woorden uit een beleidsplan concreet omzetten in plannen, écht concreet maken, is nog niet zo makkelijk. Het zet aan het denken: wat willen we precies gaan doen? Die vraag is onlosmakelijk verbonden met het tweede punt: wat beogen we ermee? We doen niet ‘zomaar’ dingen, omdat het altijd zo gaat of zo hoort… Wat is het doel? Inspiratie, ontmoeting, God en elkaar leren kennen, vieren… Doelen zijn soms voor de hand liggend, maar daarmee niet minder belangrijk. Door de doelen onder woorden te brengen, kun je ook zien welke accenten je als gemeente legt: ben je een lerende gemeente, of meer een gemeente die activiteiten en doelen heeft rondom het vieren? Is de gemeente vooral een plaats van ontmoeting, of van diaconaal handelen? Het stelt je als gemeente de vraag: waar ligt ons zwaartepunt in ons beleid en klopt dat met onze visie op gemeentezijn?

Ook de vraag welke mensen en groepen bij het actiepunt betrokken zijn, is belangrijk. Wie is de coördinator en daarmee ook de eindverantwoordelijke? Het is nodig om iemand daarvoor te benoemen. Deze persoon leidt het proces, houdt de voortgang in de gaten, is aanspreekpunt en neemt de verantwoordelijkheid.

Van groot belang voor het slagen van een actiepunt is een tijdpad. Bedenk van tevoren hoeveel tijd er nodig is en hoeveel tijd er beschikbaar is. Stem de beschikbare tijd en de tijd die nodig is zó op elkaar af, dat er voldoende tijd is om écht aan het actiepunt te werken, maar niet zoveel tijd dat het actiepunt verzandt en er uiteindelijk niets tot stand komt. Maak een realistisch tijdpad, dat haalbaar is en waar alle mensen die meewerken zich aan verbinden.

Noteer wat er nodig is aan middelen, menskracht en samenwerking. Dat geeft inzicht in de grootte en de haalbaarheid van het plan en de betrokkenheid van anderen.

En bedenk tot slot hoe je de gemeente en kerkenraad blijft informeren over de plannen die je gaat uitvoeren.

Een gezamenlijk werkplan

Het klinkt als een hele kluif. En dat is het ook. Een beleidsplan omzetten naar een werkplan kost tijd. Maar een werkplan maak je niet alleen als kerkenraad. Bij het maken van het werkplan zijn de verschillende taak-, beraads-of werkgroepen in de gemeente vertegenwoordigd. Zij zijn het immers die het beleidsplan mede uitvoeren. Een werkplan wordt dus geschreven in samenwerking met deze werkgroepen, zoals de werkgroep eredienst, de taakgroep Vorming en Toerusting of de beraadsgroep Jeugd en Jongeren. Iedere groep in de kerk maakt in een eigen werkplan concreet hoe ze het komend jaar aan de gang gaan met het beleidsplan. Het handigst is het als elke groep dit aan de hand van een vast format doet, waarin iedere groep (ook de kerkenraad zelf) invult wat hun plannen zijn voor het komende jaar. Hierin vullen ze de grote (vaak terugkerende) punten in, maar ook de extra aandacht voor de nieuwe actiepunten, die voortkomen uit het beleidsplan. Het format is een korte samenvatting van een plan. De volledige uitwerking van het plan hoeft niet met iedereen gedeeld te worden, dat kan een kerkenraad of groep intern houden.

Format

Door een format in te vullen maak je in één oogopslag inzichtelijk waar je het komend jaar (kalenderjaar of seizoen) aan gaat werken. Dit wordt helder voor je eigen groep, voor de andere groepen én voor de gemeente.

Het werken met een format heeft nóg een voordeel. Als ieder hetzelfde format gebruikt, houd je overzicht over de activiteiten die ieder opzet. Zo kun je bijvoorbeeld ontdekken dat er teveel activiteiten in het najaar gepland worden. Of ontdekt de jeugdgroep dat er allerlei groepen binnen de kerk zijn die mooie plannen en ideeën hebben om samen met de jeugd uit te voeren. Maar als zowel de diaconie, als de pastoraatsgroep, als de muziekgroep met de jeugdgroep wil samenwerken, krijgt die veel te veel op zijn bordje… Ook maakt een format het makkelijk om, zowel tijdens het seizoen als aan het einde van het jaar, te kijken welke plannen afgerond zijn en welke plannen nog niet. Zo kun je als kerkenraad of groep evalueren. Hoe staat het met de voortgang? Waar lopen zaken vast? Wat gaat goed? Waar moeten plannen worden bijgesteld?

Tot slot wordt inzichtelijk of je als kerkenraad en gemeente wel écht bezig bent met de punten uit het beleidsplan, of dat er ongemerkt meer energie in andere zaken gestoken wordt. Als dat zo is, is het zaak om hierover in gesprek te gaan.

Hoe zorg je voor goede afstemming?

Als zowel de kerkenraad als de groepen in de kerk een werkplan maken en daarbij een gezamenlijk format gebruiken om hun plannen onderling te delen, wordt inzichtelijk waar het komend jaar aan gewerkt wordt en door wie.

De kerkenraad kan tweemaal per jaar iedere groep (of een afvaardiging ervan) uitnodigen op een ‘kerkenraad-plus’. Een bijeenkomst waar de plannen gedeeld en besproken worden. Hier wordt de vraag gesteld: zijn we op de goede weg als gemeente? Is er voldoende onderlinge ondersteuning voor de plan-nen? Zijn er voldoende mensen en middelen? Dat inspireert en motiveert en is tegelijkertijd een stimulans om de eigen plannen concreet te maken en te houden. Daarbij leren ambtsdragers en betrokken gemeenteleden elkaar kennen, worden plannen op elkaar afgestemd en verfijnd, of kan men tot de conclusie komen dat sommige zaken niet haalbaar zijn.

Tot slot

Om een werkplan niet te laten verzanden helpt het om het elke vergadering terug te laten komen. Wat staat er in het werkplan voor deze maand gepland? Hoe gaat het met de lopende zaken? Doordat iedere activiteit en ieder actiepunt een eigen eindverantwoordelijke heeft, kan duidelijk besproken worden wat de status is. Daarnaast werkt het zowel voor de gemeenteleden als de kerkenraad/groepen inspirerend als ze via kerkblad, weekbrieven of andere media geïnformeerd worden over de plannen waaraan binnen de gemeente gewerkt wordt. Ze zien en ervaren dat er gebouwd wordt aan de gemeente en welk doel de kerkenraad voor ogen heeft. Natuurlijk kan een werkplan ook blijven steken, doordat mensen zich er niet bij betrokken voelen, niet de tijd hebben, of nemen, om een plan om te zetten in een activiteit. We zijn als gemeente daarin afhankelijk van elkaar. Als het veelvuldig gebeurt dat plannen niet af komen, dan kan het zijn dat er binnen de gemeente teveel gebeurt. Realiseer je als kerkenraad en groep dat niet álles haalbaar is en dat je realistisch moet zijn, zeker als het gaat om menskracht.