Betere plannen met de gouden ruit

De meeste veranderingen brengen niet waarop was gehoopt. Veranderen is kennelijk lastig. En hoewel verandering niet maakbaar is, blijft het gehoopte resultaat vaker dan nodig uit. Daar zijn minimaal vier redenen voor. Gemakkelijk wordt onderschat hoe ingewikkeld veranderen is; en overschat hoe bekwaam we zijn in verandering begeleiden. De spelaanpak past vaak niet bij de diepgang van de uitdaging. En als vierde kan de vorm van samenspel een positieve uitkomst verhinderen. Ook al is verandering niet maakbaar, ze is zeker beïnvloedbaar. Deze serie gaat in op facetten van het verandersamenspel. Elk facet vraagt om een keus die vruchtbare verandering minder of meer kansrijk maakt.

In 2012 verscheen het boek Begin met het Waarom: hoe goede leiders inspireren tot actie van Simon Sinek. Inmiddels zijn er al vijfentwintig drukken verschenen.

Volgens Sinek denken en communiceren de meeste organisaties in de verkeerde volgorde. Daardoor komt minder van plannen terecht dan zou kunnen. In de goede volgorde denken kan voor kerken verschil maken.

Van binnen naar buiten werken

Op de website van een denkbeeldige kerk staat wat ze doet: ‘Wij houden kerkdiensten en bieden antwoorden op levensvragen.’ Vervolgens hoe ze dat doet: ‘Op een respectvolle, open en gastvrije manier.’ En lees je een waarom: ‘Wij hopen dat u ontdekt dat wie gelovig leeft, leeft zoals het bedoeld is.’ De volgorde wat-hoe-waarom omdraaien brengt vaker waarop wordt gehoopt.

Dan begint het dus met het waarom: ‘Leven kan meer zijn dan geld verdienen om te ontspannen, en daarna ontspannen om vervolgens weer geld te kunnen verdienen.’ Dan volgt het hoe: ‘Bij ons staan respect en gastvrijheid voor allen voorop.’ En pas daarna het wat: ‘Wij bieden kerkdiensten, groepsbijeenkomsten, persoonlijke gesprekken en kansen om iets voor anderen te betekenen aan.’

Plannen met kans van slagen zijn volgens Sinek als een cirkel. Vanuit het waarom als middelpunt, werk je door de schillen van hoe en wat naar buiten.

Plannen die opgaan als een vlieger: een ruit met een staart

Sineks ideeën worden in de kerk gepresenteerd als nieuwe inzichten. Jan Hendriks beschreef echter in 1979 al hoe kansrijk aan verandering gewerkt kan worden. Hij had het over een vlieger (fig.1). De kop noemen we de ‘gouden ruit’ (fig.2) met een knipoog naar Sinek. In deze column beperken we ons tot die ruit. Maar bedenk dat weinig vliegers opgaan zonder staart!

Bovenaan staat de drijfveer. Dat kan een probleem of uitdaging zijn. Ze heeft als vorm: Nu is het … en we willen naar… . Het rechterhoekpunt vertelt waarom de drijfveer belangrijk is – de visie achter de drijfveer. Links staat de analyse. Die kan waarderend zijn – wanneer is het al zoals we hopen dat het vaker wordt, en wat draagt daaraan bij?

Vanuit het waarom als middelpunt, door de schillen van hoe en wat naar buiten…

Die kan ook op de manier van de loodgieter gedaan worden – waar zit het lek; wat blokkeert de drijfveer?

Spreken over drijfveer, visie en analyse leidt tot aanpakken; of kan aanpakken verbeteren, als het gesprek onderaan de ruit begonnen is. Vaak is het goed om de eerst bedachte aanpak niet onmiddellijk uit te werken, maar er nog twee te bedenken. En dan te kiezen welke aanpak je het eerst uitwerkt. Loopt dat vast, dan val je terug op één van de twee andere, die al klaarstaan. Dat demotiveert minder dan helemaal opnieuw te moeten beginnen.

Gebruikmakend van de gouden ruit smeed je betere plannen en vergroot je, volgens Sinek, de kans op acceptatie.

Een voorbeeld

De taakgroep pastoraat stelt voor om het pastoraat als doelgroepenpastoraat en pastoraat op afroep te gaan structureren. Kerkenraadsleden hebben een artikel ontvangen dat beschrijft hoe gemeente X die overstap maakte.

Eén hoekpunt van de ruit krijgt hier aandacht – één werkdoel. Als de kerkenraad niet alert is, zou nu zomaar een gesprek kunnen ontstaan over de voors en tegens van dit idee. Vermoedelijk is dat slecht bestede tijd: het leidt niet tot een optimaal plan. Bovendien zal er weinig geluisterd worden en veel ‘gezonden’.

Stel je voor, dat één kerkenraadslid opmerkt: ‘Jullie hebben hier overduidelijk over nagedacht. Laten we de gouden ruit uit het Ouderlingenblad er even bij nemen, zodat we nog wat meer horen over waarom dit goed voor onze gemeente is.’

Vervolgens kan als eerste de drijfveer tevoorschijn worden geluisterd. Daar kun je rechtstreeks naar vragen met:

• Wat is de drijfveer achter dit plan?, of
• Wat zien jullie als het probleem?
  Meer concreet, en dus beter, is vaak een vraag als:
• Stel we voeren dit in, hoe wordt het dan beter?

De drijfveer tevoorschijn luisteren: minder debat, meer geloofsgesprek

Het gesprek over die vraag zou als volgt kunnen gaan:

A: Stel we voeren dit in, hoe wordt het dan beter?

B: Ouderlingen en medewerkers hebben nu een kaartenbak die echt niet te doen is.

A: Dus die zouden dan een meer behapbare taak hebben.

B: Precies. En daarmee minder ontmoedigd worden.

A: Dus één ding dat beter wordt is het werkgeluk en de motivatie van onze vrijwilligers. [De voorzitter (VZ) bedenkt dat een structuurwijziging als oplossing voor een gevoel van tekortschieten wel erg rigoureus is en dat dit mogelijk anders kan.] VZ: Nog meer dat beter wordt door deze aanpak? B: Eigenlijk is dit het vooral.

VZ: Dus jullie drijfveer is: ‘Momenteel hebben pastorale vrijwilligers een onmogelijke taak. Dat moet anders, zodat ze voldoening beleven en gemotiveerd blijven.’

B: Klopt.

VZ: We kunnen later nog onderzoeken of er meer aanpakken zijn voor dit probleem. Maar ik stel voor dat we eerst naar de rechterhoek van de ruit kijken – de visie of het waarom. Hier spelen naar mijn idee twee visies of twee waaroms. Waarom pastoraat? En onze visie op hoe we met vrijwilligers willen omgaan. Akkoord? …Laten we met die eerste beginnen. Jullie stellen voor het pastoraat anders te regelen. Wat maakt pastoraat vooral belangrijk? Als iedereen zijn antwoord noteert, maken we daarna een kort rondje.

Dat de vier hoeken aan bod komen is belangrijk, niet de volgorde

De gouden ruit als hulpmiddel: wat valt op?

1. Geordende kerkenraadsleden zullen graag bovenaan de ruit beginnen: ‘Je bepaalt eerst de drijfveer en daarna ga je over oplossingen denken.’ Helaas laten niet alle neurotransmitters zich hierdoor leiden. Ideeën ‘poppen gewoon op’. In het voorbeeld gaat niets fout omdat bij de aanpak wordt gestart. Vanuit de aanpak wordt de drijfveer tevoorschijn geluisterd. Daarna koppelt de voorzitter de drijfveer organisch aan de visie. Drijfveer en aanpak hoeven ook niet in de wacht, omdat het ‘eerst over het waarom zou moeten gaan.’ Dat de vier hoeken aan bod komen is belangrijk; niet de volgorde.
2. Het korte gesprekje staat stil bij aanpak, drijfveer en visie. Aandacht voor analyse kan met een vraag als: ‘Hebben we eigenlijk een overzicht van welke gemeenteleden in het afgelopen jaar pastoraat hebben ontvangen; door huisbezoek, informeel of doordat ze deelnemen aan een groep waarin aandacht is voor elkaars ziel?’
3. Het zoeken naar de hoekpunten bevordert luisteren. Ideeën over de wenselijkheid en haalbaarheid van de aanpak houden kerkenraadsleden nog even voor zich. Interesse, respect, openheid en gastvrijheid typeren niet alleen hun website, maar ook hun vergadering. Dat heeft effect op de beleving en motivatie van de werkgroep pastoraat.
4. Een kerk die streeft naar meer geloofsgesprek kan bij de bespreking van vrijwel elk onderwerp bij elke opmerking (en tegenwerping!) vragen: ‘En wat maakt dit belangrijk voor je?’

Kort en goed: de gouden ruit in gedachten of op tafel leidt vaak tot beter overleg, betere plannen en bredere acceptatie.