Het plaatselijke beheer
13.1 Inleiding
13.1.1 Vermogensrechtelijke aangelegenheden
De gemeente is in de eerste plaats geloofsgemeenschap. Maar ze bezit ook geld en goederen die moeten worden beheerd met het oog op het leven van die geloofsgemeenschap: de opbouw van de gemeente, de voortgang van de Evangelieverkondiging en de dienst aan de naaste. Het beheer is dan ook een geestelijke zaak, en zorgvuldig beheer is van groot belang. De kerkorde regelt daarom het beheer van de ‘vermogensrechtelijke aangelegenheden’ nauwkeurig in de Romeinse artikelen (art. XIII KO), de ordinanties (ord. 11) en de generale regelingen (GR 12). Vermogensrechtelijke aangelegenheden is overigens een breed begrip. Het is een verzamelbegrip voor financiële en andere materiële zaken. Hierbij kan worden gedacht aan gebouwen en de inventaris van gebouwen, en ook aan archieven, ledenregisters en dergelijke, evenals aan de beheersdaden met betrekking tot de genoemde zaken. Andere voorbeelden van vermogensrechtelijke aangelegenheden zijn de geldwerving, de verzorging van traktementen en salarissen, het sluiten van arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten en het beheer van de verzekeringen.
Zoals in § 1.4 is aangegeven, heeft zowel de gemeente als de diaconie van de gemeente rechtspersoonlijkheid. Beide kunnen verplichtingen aangaan, kopen, verkopen en dergelijke. Een rechtspersoon doet dat door mensen die voor hem optreden. Mensen moeten een besluit nemen, mensen moeten een handtekening zetten. In de kerkorde is nauwkeurig vastgelegd wie bevoegd zijn om voor de kerkelijke rechtspersonen op te treden. Zie § 13.2.3.
13.1.2 Kenbaarheid
In toenemende mate vragen contractpartners aan de vertegenwoordigers van gemeenten en diaconieën om een bewijs dat gemeente of diaconie rechtspersoonlijkheid heeft, en wie namens gemeente of diaconie tekeningsbevoegd zijn. Met het oog op het eerste zullen in de loop van 2019 gemeenten en diaconieën worden opgenomen in het handelsregister zoals dit door de Kamer van Koophandel wordt bijgehouden. Dit handelsregister was oorspronkelijk een register van ondernemingen of bedrijven, maar heeft inmiddels het karakter gekregen van een basisregister van rechtspersonen.
Het moet voor iedereen duidelijk zijn welke kerkelijke organen rechtspersoonlijkheid hebben
Van kerkelijke rechtspersonen zullen hierin geen bevoegde vertegenwoordigers kunnen worden opgenomen. Dit is niet mogelijk omdat dit wettelijk niet is toegestaan op grond van privacyoverwegingen: de godsdienstige overtuiging is een gevoelig privacygegeven dat niet in dit openbare register mag worden vermeld.
De verwachting is dat de opname van gemeenten en diaconieën in het handelsregister tegemoet zal komen aan een aantal praktische bezwaren die nu nog bestaan. Zo zal het met een inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel mogelijk worden om gebruik te maken van digitale mogelijkheden zoals E-herkenning, en daarmee bepaalde vergunningen of subsidies aan te vragen.
Met het oog op de kenbaarheid is het verstandig om bij opdrachten tot bijvoorbeeld het uitvoeren van schilderwerk eerst het besluit daartoe expliciet vast te leggen in de notulen van het betreffende college.
Als een wederpartij zekerheid wenst dat de opdrachtgever bevoegd is, kan deze vragen om een op briefpapier van de gemeente omschreven opdracht met daaronder de handtekeningen van voorzitter en secretaris van het betreffende college. De wederpartij mag er dan van uitgaan dat degene die zich presenteert als vertegenwoordiger van een gemeente of diaconie, dit ook daadwerkelijk is.
Voor een aantal besluiten is toestemming van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (zie § 13.7.4) of instemming van de kerkenraad (zie § 13.5.1) nodig. Deze kerkordelijke bepalingen hebben externe werking: de kerkorde is voor makelaars, notarissen en wederpartijen te raadplegen, in boekvorm en via internet. Dit betekent dat bijvoorbeeld kopers van een kerkgebouw van een gemeente die onderdeel uitmaakt van de Protestantse Kerk, kunnen nagaan dat voor een dergelijk besluit voorafgaande instemming nodig is van de kerkenraad en voorafgaande toestemming door het classicale college behandeling beheerszaken (ingeval van een monumentaal kerkgebouw).
Wanneer een dergelijke koopovereenkomst wordt gesloten zonder deze voorafgaande benodigde instemming c.q. toestemming, dan komt deze koopovereenkomst niet tot stand, omdat het college niet bevoegd was tot verkoop en de gemeente niet konden binden.
Als geen toestemming van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken nodig is en een contractpartner dat zeker wil weten, verstrekt het classicale college voor de behandeling van beheerszaken desgewenst een verklaring daaromtrent (ord. 11-7-4).
De scheiding tussen diaconale en niet-diaconale vermogensrechtelijke aangelegenheden neemt niet weg dat al deze vermogensrechtelijke aangelegenheden bij de gemeente behoren. Daarom wordt de diaconie ook diaconie van de gemeente genoemd, en wordt gezegd dat de diaconie in vermogensrechtelijke aangelegenheden van diaconale aard de gemeente vertegenwoordigt (ord. 11-5-2). Met andere woorden: in vermogensrechtelijke aangelegenheden van diaconale aard handelt niet de rechtspersoon gemeente, maar handelt de rechtspersoon diaconie van deze gemeente.
13.1.3 Goed bestuur
In toenemende mate is er een maatschappelijke roep om zorgvuldigheid in bestuur en beheer, om transparantie en verantwoording. In het maatschappelijk verkeer zien we daarom regelingen voor goed bestuur en verschillende kwaliteits- of keurmerken.
Bij goed bestuur zijn de volgende elementen van belang:
- Hoe is het bestuur ingericht: omvang, bevoegdheden? (zie § 13.2 t/m 13.6)
- Hoe wordt er toezicht gehouden? (zie § 13.7)
- Hoe wordt verantwoording afgelegd, en hoe is de positie van de gevers geregeld? (zie § 13.8).
De kerkgenootschappen die samenwerken in het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken (CIO) – waaronder de Protestantse Kerk in Nederland – hebben hierover een notitie ‘Goed bestuur en de kerken’ opgesteld, waarin deze uitgangspunten worden beschreven. Elk kerkgenootschap geeft hieraan zijn eigen invulling in de eigen kerkorde. Voor de Protestantse Kerk geldt dit ook: met name in ord. 11, over de vermogensrechtelijke aangelegenheden, en de daarbij behorende GR 12 zijn hierover bepalingen opgenomen. In dit hoofdstuk gaan we daarop verder in.
Verder is van belang dat de Protestantse Kerk in Nederland en alle tot haar behorende rechtspersonen de zgn. ANBI-status hebben verkregen in de vorm van een groepsbeschikking voor alle tot dit kerkgenootschap behorende rechtspersonen. ANBI staat voor Algemeen Nut Beogende Instelling. Dit is een fiscale status die een aantal voordelen met zich meebrengt: gevers kunnen hun giften aan gemeente, diaconie of kerk in aftrek brengen op hun inkomstenbelasting (onder een aantal voorwaarden). Over legaten en erfstellingen behoeven gemeenten en diaconieën geen schenk- en erfbelasting te betalen.
Religie en spiritualiteit worden als algemeen nut beschouwd
Aan deze ANBI-status is ook een aantal randvoorwaarden verbonden: de instelling dient van algemeen nut te zijn, en ook haar bestedingen in dat kader te doen. Religie en spiritualiteit worden in dat kader als algemeen nut beschouwd. Ook dient een ANBI transparant te zijn en elk jaar (voor 1 juli) de verkorte staat van baten en lasten – NB: zonder balans – te publiceren op een website. Tevens dient een aantal gegevens over bestuur, personeel, beleidsplan en activiteiten te worden gepubliceerd op deze website.
De belastingdienst ziet toe op het nakomen van deze verplichtingen. Tussen het CIO en de belastingdienst is een convenant gesloten, de nieuwste versie is van december 2017.
Op grond van dit convenant ziet de kerk erop toe dat de kerkelijke rechtspersonen (dus ook de gemeente en de diaconie van de gemeente) deze verplichtingen nakomen. De belastingdienst beperkt zich tot het toezien of de kerk daadwerkelijk toeziet op de nakoming van de verplichtingen. Dit wordt toezicht-op-toezicht genoemd. Het toezichtcollege (het classicale college voor de behandeling van beheerszaken) ziet dan ook toe op het nakomen van de ANBI-verplichtingen.
Met de aanpassingen van de kerkorde zoals deze per 1 mei 2018 in werking is getreden, zijn de eisen die goed bestuur en ANBI stelt aan het beheer in de kerk in de kerkordelijke bepalingen, verwerkt en opgenomen.
13.1.4 Richtlijnen en modellen
De algemene noties inzake goed bestuur van rechtspersonen en de eisen die van overheidswege worden gesteld, maken het ook noodzakelijk de wijze waarop de plaatselijke gemeente de financiële administratie en verantwoording opzet, enigermate te stroomlijnen. Als elke gemeente of diaconie hiervoor een eigen methodiek toepast, bemoeilijkt dat immers een transparant toezicht.
Het gebruik van de modellen is verplicht
Met het oog daarop (zie GR 12-4-1) heeft de generale synode een generaal college voor de behandeling van beheerszaken ingesteld (zie ord. 11-23). Dit college stelt adviezen, richtlijnen en modellen op.
Het gebruik van de modellen is verplicht voor de gemeenten, diaconieën en classicale vergaderingen (GR 12-1-2); ze betreffen de opstelling van begrotingen en jaarrekeningen, met inbegrip van het gehanteerde rekeningschema (GR 12-4-2). Maar ook de adviezen en richtlijnen kan men niet zomaar naast zich neerleggen (GR 12-1-1); daarbij gaat het onder meer om richtlijnen voor meerjarenprognoses, een handleiding voor de controle van jaarrekeningen en een handleiding en richtlijn voor een beleggingsstatuut (GR 12-4-2).
13.2 Bestuur van de rechtspersonen gemeente en diaconie
13.2.1 Gemeente en diaconie van de gemeente
In de plaatselijke gemeente worden de vermogensrechtelijke aangelegenheden van niet-diaconale aard en die van diaconale aard nadrukkelijk onderscheiden (art. XIII-1; ord. 11-1-2). De vermelding van het onderscheid in de Romeinse artikelen geeft aan hoe belangrijk dit onderscheid is. Gelden en goederen van diaconale aard behoren wel tot de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente, maar zijn bestemd voor ‘de armen’. Ze mogen niet door de gemeente ten eigen bate worden gebruikt.
Dit wordt zichtbaar in de diaconie die elke gemeente heeft. Deze heeft net als de gemeente rechtspersoonlijkheid (ord. 11-5-1,2). Dat wil zeggen: net als de gemeente in haar geheel kan ook de diaconie goederen kopen en verkopen, mensen in dienst nemen en dergelijke. Daarbij is vastgelegd dat de diaconie haar middelen alleen aan diaconale doeleinden kan besteden (ord. 11-2-9; zie ook § 13.6.3).
13.2.2 Gedeelde verantwoordelijkheid
De kerkorde maakt een onderscheid tussen de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden, de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden en de vertegenwoordiging van de rechtspersoon. De zorg en daarmee de eindverantwoordelijkheid voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden zowel van de gemeente als van de diaconie van de gemeente ligt bij de kerkenraad (ord. 11-1-1). De kerkenraad bepaalt welke zaken prioriteit verdienen en waaraan de inkomsten en het vermogen worden besteed.
Van de zorg onderscheidt de kerkorde de verzorging. De kerkenraad vertrouwt de verzorging van deze vermogensrechtelijke aangelegenheden van niet-diaconale aard toe aan het college van kerkrentmeesters en die van diaconale aard aan het college van diakenen (ord. 11-1-2). Deze tweedeling tussen zorg en verzorging is fundamenteel en daarom ook opgenomen in de Romeinse artikelen (art. XIII-1 KO).
De verzorgende instantie is in beginsel bevoegd over eigendommen te beschikken
De verzorging omvat het beheren van de vermogensrechtelijke aangelegenheden binnen het kader van het vastgestelde beleid en de vastgestelde begroting. Onder beheer vallen alle beheersdaden, zoals het verzorgen van archieven en registers, het onderhouden van de gebouwen en andere goederen, geldwerving, enz. Het verzorgen houdt ook in dat de verzorgende instantie in beginsel bevoegd is over eigendommen te beschikken en dus kan besluiten over verkoop van goederen. Die bevoegdheid is echter wel aan voorwaarden gebonden: in bepaalde gevallen beslist bijvoorbeeld de kerkenraad of is toestemming van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken vereist. Ord. 11 geeft daarvoor nadere bepalingen (zie § 13.5).
13.2.3 Vertegenwoordiging
De vertegenwoordiging van gemeente en diaconie wordt toevertrouwd aan in de kerkorde genoemde personen (ord. 11-4). Deze zijn gemachtigd om de gemeente of de diaconie van de gemeente te vertegenwoordigen bij de uitvoering van de besluiten. Als zij een handtekening zetten onder een verkoopakte, dan is de gemeente dan wel de diaconie van de gemeente daardoor gebonden. De gemeente wordt in vermogensrechtelijke aangelegenheden vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris van het college van kerkrentmeesters, en de diaconie van de gemeente door de voorzitter en de secretaris van het college van diakenen.
Voor alle vertegenwoordigers worden ook vervangers aangewezen. De vervangers behoeven geen lid te zijn van het betreffende college, maar kunnen ook uit de kerkenraad komen (ord. 11-4-1,2). Met deze bepaling wordt bedoeld dat er altijd vervangers dienen te zijn en dat deze niet pas moeten worden aangewezen op het moment dat de eerste vertegenwoordigers verhinderd zijn. Uiteraard blijft het mogelijk dat ook later (andere) vervangers worden aangewezen.
Het verdient overweging om in de notulen van de vergadering van het betreffende college vast te leggen wie voorzitter en secretaris zijn en wie hun plaatsvervangers zijn. Het is mogelijk om dit elk jaar in een eerste vergadering na periodieke (ambtsdragers)verkiezingen te doen, en hiervan een door voorzitter en secretaris van die vergadering gewaarmerkt afschrift op te maken.
De genoemde vertegenwoordigers vertegenwoordigen de gemeente resp. de diaconie van de gemeente. Wanneer deze een handtekening zetten, doen zij dat niet namens het college van kerkrentmeesters of het college van diakenen – ook al heeft het college het desbetreffende besluit genomen – maar namens de gemeente of namens de diaconie van de gemeente. Zie verder bij § 13.1.2.
13.2.4 Bestuur
In de kerkorde wordt bij de rechtspersonen gemeente, classis, evangelische-lutherse gemeenten tezamen en kerk niet gesproken over ‘bestuur’ maar over ambtelijke vergaderingen die leiding geven. In de gemeente is dat de kerkenraad. Merkwaardigerwijs staat in ord. 11-4-2 wel dat het college van diakenen het bestuur is van de diaconie. Een dergelijke aanduiding (bestuur van de rechtspersoon gemeente) ontbreekt bij het college van kerkrentmeesters. De term bestuur duidt op de verantwoordelijkheid van het college van diakenen voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de diaconie van de gemeente, maar het gaat hierbij (net als bij het college van kerkrentmeesters dat verantwoordelijk is voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente) om een gedeelde verantwoordelijkheid.
Beide colleges kunnen bestuur van de rechtspersoon worden genoemd
Wanneer over bestuur van de rechtspersoon gemeente of diaconie van de gemeente of beheer gesproken wordt, gaat het in de kerk dus altijd om een samenspel tussen kerkenraad en het college van kerkrentmeesters dan wel het college van diakenen. Dit laat onverlet dat het uiteindelijk de colleges zijn die binnen de gestelde grenzen de besluiten nemen over vermogensrechtelijke aangelegenheden. In die zin kunnen beide colleges bestuur van de rechtspersoon worden genoemd.
13.2.5 Samenspel
Zoals boven (§ 13.2.2) is aangegeven, is het algemene uitgangspunt dat de zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente bij de kerkenraad berust, en de verzorging van deze vermogensrechtelijke aangelegenheden bij het college van kerkrentmeesters respectievelijk het college van diakenen. Beide colleges stemmen hun beleid af op het beleid van de kerkenraad voor het leven en werken van de gemeente. Beide colleges doen verslag van hun werkzaamheden aan de kerkenraad en blijven bij hun werkzaamheden binnen de grenzen van de door de kerkenraad vastgestelde begroting en het vastgestelde beleidsplan (ord. 11-1-3,4). Omgekeerd kan de kerkenraad alleen in overleg met (een van) beide colleges beslissingen nemen waaraan financiële gevolgen zijn verbonden, als deze niet in een vastgestelde begroting zijn voorzien (ord. 11-1-6).
Deze in ord. 11-1 vastgelegde bepalingen geven de onderlinge verhoudingen tussen kerkenraad en colleges weer. De nadruk op de eindverantwoordelijkheid van de kerkenraad laat onverlet dat de colleges ook een eigen verantwoordelijkheid hebben. De vermelding van de beide colleges in de Romeinse artikelen maakt duidelijk dat de colleges niet maar uitvoerende commissies zijn. De kerkenraad dient bij het vaststellen van het algemene beleid en de begroting dan ook ruimte te laten voor de eigen keuzen van de colleges. ‘Toevertrouwen van de verzorging’ verdraagt zich niet met al te gedetailleerde bemoeienis met de uitwerking van het beleid. Binnen de kaders van het algemene beleid is er zo ook sprake van een eigen beleid van de colleges (ord. 11-1-3). Daarom wordt in dat verband ook gezegd dat ze van hun werkzaamheden verslag doen, en niet dat ze daarvan verantwoording afleggen, zoals bij commissies gebruikelijk is.
Men moet er samen uit komen
Om de zorg en verzorging dicht bij elkaar te houden, hebben in beide colleges ten minste twee ambtsdragers zitting. Er is zo een personele verbinding tussen kerkenraad en colleges. Kerkenraad en colleges zijn daardoor in hun taakuitoefening op elkaar betrokken. De kerkenraad heeft steeds de stem van de beheerders in zijn midden, zodat de kerkenraad de financiële kant van het beleid niet uit het oog verliest. En collegeleden zijn als kerkenraadsleden medeverantwoordelijk voor het totale beleid van de kerkenraad, zodat bij het beheren het kerkenraadsbeleid niet uit het oog wordt verloren.
We zien dus dat de kerkenraad en de plaatselijke colleges in alle beheerszaken nauw met elkaar moeten samenwerken; men moet er samen uit komen. Lukt dit niet, dan heeft een van deze drie altijd nog de mogelijkheid tegen een besluit van een van de andere twee bezwaar in te brengen bij het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (ord. 11-10-1; zie daarvoor § 22.7). Het classicale college zal dan overigens eerst proberen door bemiddeling tot een oplossing te komen (ord. 11-21-4).
13.3 Samenstelling van de colleges
Voor de samenstelling van het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen gelden overeenkomstige bepalingen.
Het college van kerkrentmeesters wordt gevormd door alle ouderlingen-kerkrentmeester, eventueel aangevuld met kerkrentmeesters die geen ambtsdrager zijn, en het college van diakenen door alle diakenen, eventueel aangevuld door diaconale rentmeesters die geen ambtsdrager zijn (ord. 11-1,2). Eventueel, dat wil zeggen: elke kerkenraad kan zelf beslissen of de colleges volledig uit ambtsdragers bestaan of dat er ook kerkrentmeesters of diaconale rentmeesters benoemd worden. In elk college zitten minimaal twee ambtsdragers, en elk college telt minimaal drie leden.
Zoals eerder, in hoofdstuk 10, is aangegeven, worden de ouderlingen-kerkrentmeester en de diakenen verkozen door de gemeente. De kerkrentmeesters en diaconale rentmeesters worden benoemd door de kerkenraad. Zij zijn geen ambtsdrager en hoeven geen belijdend lid te zijn, maar voor het overige gelden voor hen dezelfde regels als voor ambtsdragers: de gemeente kan bezwaar maken tegen hun benoeming, en zij worden voor het opzicht en bij bezwaren en geschillen op dezelfde wijze behandeld als ambtsdragers. Ook wat de zittingstermijn betreft, worden zij gelijkgesteld met ambtsdragers (ord. 11-2-3,4). Dat betekent dat de zittingstermijn als ambtsdrager en als kerkrentmeester of diaconaal rentmeester samen ook niet meer dan twaalf jaar achtereen mag zijn. Eerst twaalf jaar ouderling-kerkrentmeester of diaken en vervolgens direct kerkrentmeester of diaconaal rentmeester, is niet toegestaan.
In een gemeente met wijkgemeenten is de gemeente de rechtspersoon (ord. 11-4-1). De wijkgemeenten hebben geen rechtspersoonlijkheid en dus ook geen eigen bezittingen. Alleen wijkgemeenten van bijzondere aard, die vóór 2004 al rechtspersoonlijkheid hadden, hebben rechtspersoonlijkheid en zijn daarom zelf verantwoordelijk voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van die wijkgemeente (ovb. 10). Dit laatste geldt overigens niet voor de diaconie van een wijkgemeente van bijzondere aard, deze heeft geen rechtspersoonlijkheid.
Hetzelfde geldt voor de diaconie in gemeenten met wijkgemeenten. Het is de diaconie van de gemeente; wijkgemeenten hebben geen eigen diaconie. De beide colleges zijn dan ook colleges van de gemeente.
Daarbij zijn er twee mogelijkheden. De eerste is dat de colleges worden gevormd op dezelfde manier als in een gemeente zonder wijkgemeenten. De ouderlingen-kerkrentmeester en de diakenen worden gewoon per wijkgemeente gekozen, en samen vormen zij de respectievelijke colleges. De kerkrentmeesters en de diaconale rentmeesters worden in dit geval benoemd door de algemene kerkenraad (vgl. ord. 11-3-1). Het ligt voor de hand dat – als hiervoor gekozen wordt – afspraken worden gemaakt over de aantallen ouderlingen-kerkrentmeester (minimaal één; ord. 4-6-4) en diakenen (minimaal twee) per wijkgemeente.
De taakverdeling tussen colleges en wijkraden is geheel vrij
De andere mogelijkheid is dat per wijk wijkraden worden ingesteld (ord. 11-3-3 t/m 5). Er kan gekozen worden voor wijkraden van kerkrentmeesters, bestaande uit de ouderlingen-kerkrentmeester en de kerkrentmeesters van de wijkgemeente en/of wijkraden van diakenen, bestaande uit de diakenen en diaconale rentmeesters van de wijkgemeente. Uiteraard moet dan worden vastgelegd wat de taakverdeling tussen de colleges en de wijkraden is. Kerkordelijk wordt alleen bepaald dat de zorg voor het kerkgebouw bij de wijkraad ligt, tenzij plaatselijk anders wordt bepaald (ord. 5-8-4). De taakverdeling is dus geheel vrij.
In dit geval zijn niet alle bedoelde ambtsdragers ook automatisch lid van de betrokken colleges. De samenstelling van de colleges wordt bij de instelling van wijkraden namelijk plaatselijk geregeld (ord. 11-3-5). Het minimum van drie personen per college, onder wie twee ambtsdragers, blijft gelden. Het ligt voor de hand dat elke wijkkerkenraad met minimaal één lid in elk van de colleges vertegenwoordigd is. De leden van de colleges hoeven geen lid te zijn van de algemene kerkenraad. Maar het ligt voor de hand dat ten minste één lid van elk college ook lid is van de algemene kerkenraad. De voorzitter komt hiervoor als eerste in aanmerking.
Elk college heeft een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. In een gemeente zonder wijkgemeenten worden dezen door het college zelf aangewezen (ord. 11-2-5); in een gemeente met wijkgemeenten wijst de algemene kerkenraad hen aan, op voordracht van het college (ord. 11-3-2). ‘Op voordracht van’: de algemene kerkenraad kan dus alleen degene benoemen die is voorgedragen. Hij/zij kan wel de voordracht afwijzen; het college moet dan met een nieuwe voordracht komen. De voorzitter wordt aangewezen uit de ambtsdragers.
Het is mogelijk – als de plaatselijke regeling die mogelijkheid geeft – dat het college een voorzitter aanwijst die nog geen ambtsdrager is. In dat geval kan de algemene kerkenraad betrokkene verkiezen als ouderling-kerkrentmeester of diaken met bepaalde opdracht. Deze zal in een van de kerkdiensten in de gemeente als ambtsdrager bevestigd moeten worden. Het ligt voor de hand dat dat gebeurt in de wijkgemeente waartoe deze persoon behoort. Hij of zij maakt dan deel uit van de algemene kerkenraad en maakt niet automatisch deel uit van de wijkkerkenraad, al kan daar wel voor gekozen worden (ord. 3-6-4). Het is uiteraard ook mogelijk dat een beoogd voorzitter tot ouderling-kerkrentmeester of diaken verkozen en bevestigd wordt in de eigen wijkgemeente, en vervolgens door de algemene kerkenraad tot voorzitter wordt benoemd.
13.4 Besluiten
Voor besluiten van de colleges geldt wat voor alle kerkelijke lichamen geldt: minstens de helft van het college moet aanwezig zijn voor een rechtsgeldig besluit. Daarbij wordt uitgegaan van het aantal leden dat het college volgens de plaatselijke regeling telt, ook als er vacatures zijn. Als dit quorum niet aanwezig is, kan het college in een vergadering die voor ten minste twee weken later is uitgeschreven, een besluit nemen (ord. 4-5-2).
Voor de besluiten van beide colleges geldt bovendien de regel dat ten minste drie personen aan de besluitvorming moeten deelnemen. Als een lid verhinderd is, kan de kerkenraad op verzoek van het college dit lid vervangen door een ambtsdrager. Deze heeft dezelfde rechten en plichten als het lid dat wordt vervangen (ord. 11-2-6).
Als een college geen drie leden meer telt, moet de kerkenraad overleggen met het breed moderamen van de classicale vergadering
Anders wordt het als een college geen drie leden meer telt. In dat geval moet de kerkenraad overleggen met het breed moderamen van de classicale vergadering om tot een oplossing te komen. Het breed moderamen hoort hierbij het classicale college voor de behandeling van beheerszaken, waarbij rekening gehouden wordt met de omvang van de vermogensbestanddelen van gemeente of diaconie. Het breed moderamen kan besluiten een of meer ambtsdragers uit de betrokken gemeente aan het betreffende college toe te voegen, dan wel een of meer personen uit een andere gemeente aan het college toe te voegen. De personen van buiten worden door het classicale college voor de behandeling van beheerszaken aangewezen (GR 12-2). In alle gevallen blijft staan dat niemand lid van beide colleges kan zijn.
13.5 Centrale beheerstaken
Een aantal zaken is zozeer van belang voor het gemeenteleven als geheel, dat de colleges voor hun besluiten instemming nodig hebben van de kerkenraad, of in overleg met de kerkenraad tot een gezamenlijk besluit moeten komen. Uiteindelijk beslist dan de kerkenraad. Op beide mogelijkheden gaan we hier nader in.
13.5.1 Instemming van de kerkenraad
De colleges hebben voor een aantal rechtshandelingen de voorafgaande instemming nodig van de kerkenraad (ord. 11-1-5). Allereerst betreft dit handelingen met betrekking tot een gebouw of orgel dat in gebruik is ten behoeve van de eredienst, of dat op een andere manier van belang is voor het leven en werk van de gemeente. Het gaat hierbij om het verkrijgen, bouwen, ingrijpend verbouwen, uitbreiden of restaureren, verhuren, bezwaren, verkopen of op andere wijze vervreemden of afbreken. Bij gebouwen valt te denken aan kerkgebouwen, maar ook aan verenigings- of wijkgebouwen of pastorieën.
Onder de handelingen wordt ook verhuren genoemd. Dit betekent dat de kerkenraad bepaalt of het kerkgebouw verhuurd mag worden en ook de voorwaarden voor de verhuur kan vaststellen. Binnen dat vastgestelde kader kan het college dan handelen: niet voor elke verhuurovereenkomst afzonderlijk hoeft instemming van de kerkenraad te worden gevraagd.
Instemming van de kerkenraad is ook nodig voor het aangaan van verplichtingen waarin niet bij vastgestelde begroting is voorzien. Dit is vanzelfsprekend. De colleges moeten immers werken binnen het kader van de vastgestelde begroting.
Verder wordt genoemd: het aanvaarden van erfstellingen, legaten of schenkingen onder last of voorwaarde. Een voorbeeld van een voorwaarde is dat het geld alleen voor een bepaalde bestemming mag worden gebruikt: misschien vindt de kerkenraad het bijvoorbeeld niet wijs een schenking te aanvaarden die alleen besteed mag worden aan de renovatie van een kerkgebouw dat op de nominatie staat om te worden gesloten. Een voorbeeld van een last is het onderhoud van een graf van de schenker voor langdurige of onbepaalde tijd.
Ook is instemming van de kerkenraad nodig voor het oprichten van of deelnemen aan een stichting, en het voeren van processen voor de overheidsrechter en het aangaan van overeenkomsten om geschillen op een andere wijze tot een oplossing te brengen. Beide handelingen kunnen immers verstrekkende gevolgen hebben voor de gemeente.
13.5.2 In overleg met de kerkenraad
Een aantal zaken raakt zozeer het gemeente-zijn dat tussen kerkenraad en colleges overeenstemming moet worden bereikt. Het gaat hierbij voor het college van kerkrentmeesters om het scheppen en onderhouden van de materiële en financiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente (ord. 11-2-7 sub a). Voor het college van diakenen gaat het hierbij om het scheppen en onderhouden van de materiële en financiële voorwaarden voor de door de gemeente te verrichten diaconale dienst (ord. 11-2-8 sub a). Concreet gaat het hierbij – zoals de genoemde artikelleden aangeven – voor beide colleges om
- het meewerken aan de totstandkoming van beleidsplan, begroting en jaarrekening,
- het zorg dragen voor de geldwerving,
en voor het college van kerkrentmeesters ook om
- het zorg dragen voor het beschikbaar zijn van ruimten voor de eredienst en andere activiteiten van de gemeente.
Bij het opstellen van het beleidsplan is overeenstemming uiterst belangrijk
Bij het opstellen van het beleidsplan ligt het initiatief bij de kerkenraad en werken de colleges mee. Overeenstemming is hier uiterst belangrijk. In het beleidsplan wordt immers steeds voor vier jaar vastgelegd welke keuzen de kerkenraad maakt en welke prioriteiten hij stelt, en daaraan zit ook een financiële kant. De kerkenraad kan de inbreng van de colleges niet naast zich neerleggen, en de colleges moeten bij hun inbreng ernstig rekening houden met de wensen van de kerkenraad. De vaststelling van het beleidsplan is – ook als geen overeenstemming is bereikt – de bevoegdheid van de kerkenraad (ord. 4-7-1 en 4-8-6; zie § 9.3.2).
Bij de begroting wordt het voorbereidende werk gedaan door de colleges. Deze overleggen met de kerkenraad en alle daarvoor in aanmerking komende organen van de gemeente (commissies en dergelijke) over wat nodig is. Uiteraard is het beleidsplan daarbij leidraad. Beide colleges dienen hun ontwerpbegroting vóór 1 november in bij de kerkenraad. Bij de begrotingen moet een door beide colleges gezamenlijk opgesteld ontwerpcollecterooster zijn gevoegd (ord. 11-5-1,2).
Als de kerkenraad wijzigingen in de ontwerpbegrotingen wil aanbrengen, vindt overleg met het betrokken college plaats. Uitgangspunt daarbij is dat kerkenraad en college(s) in goed overleg tot een oplossing komen.
Als het overleg niet tot overeenstemming leidt, vraagt de kerkenraad bemiddeling van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (ord. 11-5-3, vgl. ord. 11-21-3). Door de verplichte bemiddeling wil de kerk voorkomen dat de kerkenraad lichtzinnig aan de argumenten van het college van kerkrentmeesters en/of het college van diakenen voorbijgaat. Het meningsverschil kan overigens geen betrekking hebben op het beleid dat door de kerkenraad is vastgesteld: daaraan zijn beide colleges gebonden. Het meningsverschil kan wel de financiële haalbaarheid van het beleid betreffen.
De kerkenraad neemt (uiteindelijk) een definitief besluit, dat wil zeggen: stelt (uiteindelijk) de begroting voorlopig vast, ook als de bemiddeling niet tot overeenstemming heeft geleid. Na de gemeente in de gelegenheid te hebben gesteld hierop te reageren (zie § 9.5), stelt de kerkenraad de begroting en het collecterooster definitief vast (ord. 11-5-4). De procedure moet vóór 15 december zijn afgerond (zie § 13.7.3).
Nu kan een college eventueel nog bezwaar inbrengen bij het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (ord. 11-9-1). Als de kerkenraad – al of niet op grond van opmerkingen uit de gemeente – de voorlopig vastgestelde begroting ingrijpend wil wijzigen, is er sprake van wijziging van de begroting en moet de procedure opnieuw worden doorlopen (ord. 11-5-5).
De jaarrekeningen worden eveneens opgesteld door de colleges en elk jaar – vóór 1 mei – aan de kerkenraad voorgelegd (ord. 11-6-1). Bij de jaarrekening is niet een uitgebreid overleg voorzien tussen colleges en kerkenraad. Het gaat immers om een weergave van gepasseerde zaken. Voordat de kerkenraad de jaarrekening vaststelt, laat de kerkenraad de financiële administratie van de gemeente en van de diaconie controleren. De kerkenraad wijst hiervoor een registeraccountant of accountant-administratieconsulent aan dan wel twee andere onafhankelijke deskundigen (ord. 11-6-4).
Nadat de kerkenraad kennis heeft genomen van het verslag van de controleur(s), en nadat hij de gemeente de gelegenheid heeft gegeven op de jaarrekening te reageren (zie § 9.5), stelt de kerkenraad de jaarrekening vast. Het is uiteraard mogelijk dat de kerkenraad vragen heeft bij de jaarrekening die eerst moeten worden besproken alvorens de jaarrekening wordt vastgesteld (ord. 11-6-3). De procedure moet vóór 15 juni zijn afgerond (zie § 13.7.3).
Met de vaststelling van de jaarrekening worden de kerkrentmeesters respectievelijk de diakenen (en dus niet alleen de penningmeester) gedechargeerd van het door hen gevoerde beheer, tenzij de kerkenraad een voorbehoud maakt of het classicale college voor de behandeling van beheerszaken nader overleg wenst (zie § 13.7.3). Pas als dit college niet reageert dan wel alsnog akkoord gaat met de (al of niet aangepaste) jaarrekening, is deze decharge definitief. Omdat in ord. 11-7-2 wat de jaarrekening betreft geen termijn genoemd wordt waarbinnen het college moet reageren, is de decharge gedurende onbepaalde tijd formeel voorwaardelijk: het college kan immers nog in een laat stadium toch nader overleg nodig vinden.
De wijze waarop gemeenteleden worden benaderd met het vragen om geld is van groot pastoraal belang
Ook de geldwerving moet gebeuren in overleg met de kerkenraad. Naast eventueel inkomsten uit onroerend goed en/of verhuur vormen de bijdragen van gemeenteleden een belangrijke bron van inkomsten. De wijze waarop gemeenteleden worden benaderd met het vragen om geld is immers van groot pastoraal belang.
De meeste gemeenten zullen hun leden via de jaarlijkse actie Kerkbalans vragen om hun bijdrage voor het gemeentewerk. Daarnaast worden bijdragen gevraagd in de inzamelingen in de eredienst.
In de meeste gemeenten worden gemeenteleden daarnaast apart benaderd voor een bijdrage aan de solidariteitskas (landelijke steunverlening).
Tot de taken die het college van kerkrentmeesters in overleg met de kerkenraad moet uitvoeren, behoort ook het zorg dragen dat er ruimten voor kerkdiensten en ander gemeentewerk beschikbaar zijn. Deze ruimten zijn immers van groot belang voor het gemeenteleven. De besluiten hierover worden uiteindelijk genomen door het college. Maar nadrukkelijk is bepaald dat het college voor alle handelingen met betrekking tot deze gebouwen (afgezien van het dagelijks beheer) evenals met betrekking tot het orgel in het kerkgebouw, instemming nodig heeft van de kerkenraad (ord. 11-1-5). Voor de betrokkenheid van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken hierbij, zie § 13.7.4.
Bij het zorg dragen voor het kerkgebouw behoort ook de zorg voor de goede gang van zaken tijdens de kerkdiensten (ord. 5-8-1). Dit betekent dus ook dat vragen rondom veiligheid, Arbo-eisen en ontruimingsoefeningen door dit college worden behartigd.
Over de (her)inrichting van het kerkgebouw beslist de kerkenraad, gehoord het orgaan van de kerk dat op dit terrein werkzaam is (ord. 5-8-2). Deze bepaling is naar de letter een dode bepaling, omdat de kerk geen orgaan heeft dat specifiek op dit terrein werkzaam is. Maar de bepaling geeft wel aan dat zorgvuldig moet worden nagedacht over de inrichting. De kerk heeft hierover een discussienota gepubliceerd: Een protestantse visie op het kerkgebouw. Ook op de website van de VKB zijn handreikingen te vinden.
Wanneer het een kerkgebouw betreft dat een beschermd rijksmonument of gemeentelijk monument is, dient hierbij ook te worden bedacht dat voor wijziging van monumentale onderdelen in het interieur ook een overheidsvergunning nodig is. Hier geldt een speciale regeling die rekening houdt met ‘de wezenlijke belangen van de godsdienstoefening in het monument’. De rijksdienst voor het cultureel erfgoed heeft een brochure hierover uitgegeven onder de titel: ‘Een toekomst voor kerken, handreiking voor het aanpassen van kerken in religieus gebruik’, te vinden op de website van de rijksdienst.
De kerkenraad zal in deze zaken uiteraard het advies van het college van kerkrentmeesters betrekken in de besluitvorming.
Ord. 5-8-3 geeft aan dat het kerkgebouw bij voorrang beschikbaar is voor gemeentelijke en kerkelijke doeleinden. Hierover gaat het college van kerkrentmeesters in overleg met de kerkenraad. Dit betekent dus dat als de kerkrentmeesters een kerkgebouw voor een andere activiteit ter beschikking willen stellen of willen verhuren, zij hierover voorafgaande overeenstemming moeten hebben bereikt met de kerkenraad. Te denken valt hier aan culturele activiteiten, maar ook vergaderingen of andere bijeenkomsten. Dit wordt ook wel nevengebruik of multifunctioneel gebruik genoemd. Elke gemeente beslist zelf welke andere dan kerkelijke activiteiten zij passend vindt in het kerkgebouw.
Verschillende gemeenten krijgen te maken met een teveel aan kerkgebouwen of plaatsen van samenkomst. De beslissing daarover ligt bij de kerkenraad, die daarvoor eerst de gemeente hoort (ord. 4-8-9). Omdat het hierbij om een voor de gemeente ingrijpende keus gaat, zal de kerkenraad daarbij, mee op advies van het college van kerkrentmeesters, de voor- en nadelen van de verschillende opties op een rij moeten zetten en daarover met de gemeente moeten overleggen alvorens een keus te maken. Hij zal daarbij moeten ingaan op de tegenargumenten die vanuit de gemeente worden ingebracht.
Het besluit een kerkgebouw te verkopen, wordt genomen door het college van kerkrentmeesters, dat vooraf instemming nodig heeft van de kerkenraad
De keus zal vaak gepaard gaan met een besluit om een bepaald kerkgebouw aan te passen, en een of meer andere kerkgebouwen af te stoten. Dit besluit wordt genomen door het college van kerkrentmeesters, dat vooraf instemming nodig heeft van de kerkenraad (ord. 11-1-5). De kerkenraad moet dus ook daarover de gemeente (al of niet tegelijkertijd) horen.
Bij verbouwen of verkoop van een kerkgebouw van cultuurhistorische of architectonische waarde is bovendien voorafgaande goedkeuring van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken vereist (ord. 11-7-3).
13.6 Overige beheerstaken
In ord. 11-2-7,8 worden sub b-h (in 8 sub b-f) de overige taken van beide colleges genoemd. Zes taken zijn gelijk, zij het dat het bij de een gaat over de gemeente en bij de ander over de diaconie.
In deze taken beslissen de colleges binnen het vastgestelde beleidsplan en de vastgestelde begroting zelfstandig. Binnen de begrotingsruimte voor het onderhoud van het kerkgebouw beslist het college bijvoorbeeld over het schilderwerk, de reparatie van het dak enzovoort.
13.6.1 Taken van beide colleges
Als eerste van de overige taken wordt het beheren van de goederen van de gemeente of van de diaconie genoemd. De term goederen is veelomvattend. Het omvat roerende en onroerende zaken, vorderingen en – anders dan in het goederenrecht – ook de vermogens van gemeente of diaconie. Het beheren houdt ook in dat het betreffende college over de goederen kan beschikken. Het kan (uiteraard binnen de gestelde grenzen) een gebouw van de gemeente of van de diaconie verhuren of verkopen en dergelijke. Hiervoor is al aangegeven dat instemming van de kerkenraad nodig is als het gaat om gebouwen die van belang zijn voor het leven van de gemeente (kerkgebouw, orgel, wijkgebouw, pastorie en dergelijke).
Het beheren is een verantwoordelijkheid van de colleges. Dat betekent dat een college verantwoordelijk blijft als ervoor wordt gekozen om voor verschillende ‘werksoorten’ (bijv. jeugdwerk, evangelisatiewerk of werelddiaconaat) aparte kassen te hebben. Ook wanneer wijkraden zijn ingesteld en de wijkgemeente of wijkdiaconie een eigen wijkkas heeft, blijft het betreffende college verantwoordelijk. Het betreffende college dient er zorg voor te dragen dat deze kassen op goede wijze worden beheerd.
Ook dient het college te zorgen voor een inzichtelijke regeling voor giften die via tussenpersonen (bijv. predikant, bezoeker) ontvangen worden. Ook als deze bedoeld zijn voor doelen buiten de gemeente, dienen deze giften via het desbetreffende college te worden doorgezonden, zodat deze ook in de boeken van de gemeente of van de diaconie verantwoord zijn.
Tot de taken van de colleges behoort ook de verzorging van het in het beleidsplan en de begroting geformuleerde personeelsbeleid, waaronder de aanstelling van personeel en het zorg dragen voor de arbeidsrechtelijke aangelegenheden. Hierbij moet de aanstelling (het sluiten van de arbeidsovereenkomst) worden onderscheiden van de benoeming (de keuze van de persoon). Bij bedieningen en een aantal functies ligt die keus bij de kerkenraad. Een kerkelijk werker bijv. wordt benoemd door de kerkenraad (ord. 3-12-5) en aangesteld door het college van kerkrentmeesters of het college van diakenen (ord. 3-29-2). Hetzelfde geldt voor de koster (ord. 5-7-2) en de kerkmusicus (ord. 5-7-3). Ook dezen worden door de kerkenraad benoemd en aangesteld door het college van kerkrentmeesters.
In ord. 3-14 is bepaald dat alle medewerkers die op arbeidsovereenkomst in een functie werkzaam zijn, worden aangesteld volgens het bepaalde in ord. 3-29. Dit artikel handelt over de kerkelijk medewerkers. Dit is de benaming voor predikanten in algemene dienst, kerkelijk werkers (GR 4-6) en hen die in enige functie in gemeente of kerk werkzaam zijn op arbeidsovereenkomst. Aanstelling, salariëring, schorsing en ontslag van kerkelijke medewerkers geschiedt met inachtneming van wat bepaald is in GR 6, de generale regeling rechtspositie kerkelijk medewerkers. In deze generale regeling worden gedetailleerde bepalingen gegeven voor aanstelling, arbeidsduur en werktijden, overwerk, salariëring, arbeidsongeschiktheid, en beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Voor kerkelijk werkers, kerkmusici en kosters (beheerders) zijn op bepaalde onderdelen afwijkende bepalingen en meer specifieke regelingen van toepassing. Op grond van GR 6-1a-1 is afwijking van deze arbeidsvoorwaardenregeling niet mogelijk.
Van het personeelsbeleid onderscheiden is het fungeren als opdrachtgever voor het personeel dat door hen is aangesteld, ook als (zoals in het geval van de koster) de kerkenraad de persoon heeft benoemd. In de praktijk zal bij een wijkgemeente de wijkraad van kerkrentmeesters als eerste aanspreekpunt namens het college fungeren.
Uitzondering daarop zijn de kerkelijk werkers, die ambtsdrager zijn of in de bediening zijn gesteld: voor hen is de (wijk)kerkenraad formeel de opdrachtgever (zie § 12.4.1).
De colleges moeten nadenken over de vraag of en zo ja, welke verzekeringen moeten worden gesloten
Nadrukkelijk is bij beide colleges aangegeven dat het beheren van verzekeringspolissen behoort tot hun taak. Impliciet wordt daarmee aangegeven dat de colleges moeten nadenken over de vraag of en zo ja, welke verzekeringen moeten worden gesloten. De Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer adviseert hierin. Zie ook § 13.9.
13.6.2 Extra taken van het college van kerkrentmeesters
Voor het college van kerkrentmeesters komen er nog twee taken bij: het bijhouden van de ledenregisters, doop-, belijdenis- en (als die er zijn) trouwregisters (zie § 14.2 en § 14.3). Het college kan hiervoor een ledenadministrateur aanstellen. Uiteraard is deze geheimhouding verplicht ten aanzien van vertrouwelijke zaken die hem of haar ter kennis komen (ord. 4-2).
Ook het beheren van de archieven van de gemeente is een taak van het college van kerkrentmeesters. Hieronder vallen ook het archief van de diaconie en de archieven van commissies. Het college kan hiervoor een archivaris aanstellen. Uiteraard is deze archivaris geheimhouding verplicht (ord. 4-2). Op de website van de kerk is een praktische handleiding te vinden met de titel: Beheer van het kerkelijk archief.
Uiteraard zullen de scriba van de kerkenraad en de secretaris van de diaconie zelf het lopende archief bijhouden, maar het college van kerkrentmeesters is ervoor verantwoordelijk dat al het noodzakelijke op de juiste wijze wordt gearchiveerd.
In de opsomming van de taken van het college van kerkrentmeesters wordt niet apart genoemd dat het college een taak heeft bij het beroepen van een predikant. Die taak is er wel. De bijlage bij de beroepsbrief waarin de rechtspositie wordt geregeld, wordt dan ook namens de gemeente getekend zowel door de preses en de scriba van de kerkenraad als door de voorzitter en de secretaris van het college van kerkrentmeesters (ord. 3-5-3). Bij de vaststelling van de overeenkomst is het college overigens gebonden aan de regelingen die in het georganiseerd overleg predikanten zijn vastgesteld.
13.6.3 Bijzondere bepalingen voor het college van diakenen
Het college van diakenen is bij het beheren uiteraard gericht op het diaconale werk in binnen- en buitenland. In verband hiermee is in ordinantie 11-2-9 bepaald dat het college van diakenen bevoegd is om steun te verlenen, niet alleen aan gemeenteleden maar ook aan personen, kassen, fondsen, instellingen en rechtspersonen in binnen- en buitenland. In de regel zal steunverlening buiten de eigen gemeente gezamenlijk met andere gemeenten gebeuren via de landelijke organen die daarvoor zijn ingesteld (ord. 8-3-4 en 8-5-1). Maar de bevoegdheid is niet daartoe beperkt. Uiteraard kunnen alleen giften gegeven worden aan kassen en dergelijke met een diaconaal doel.
Diaconale gelden kunnen in principe alleen voor diaconale doelen worden gebruikt. In bijzondere gevallen kan het noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld in verband met het voortbestaan van de gemeente, om diaconaal geld ook voor ander werk van de gemeente in te zetten. Maar om te beklemtonen dat het onttrekken van geld aan de bestemming in principe niet is toegestaan, is bepaald dat hiervoor toestemming van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken vereist is (ord. 11-2-9 slot). Ook vanuit het oogpunt van de randvoorwaarden die aan de ANBI-status zijn verbonden, geldt: middelen dienen aan de bestemming waarvoor zij zijn gegeven, te worden besteed.
Het werk van een ouderenpastor kan deels diaconaal zijn
De grens tussen diaconaal werk en gemeentewerk is niet altijd scherp te trekken. Het werk van een ouderenpastor kan deels diaconaal zijn. Het generale college voor de behandeling van bezwaren en geschillen heeft uitgesproken dat een diaconale bijdrage in de kosten geoorloofd is: in dat geval is er geen sprake van overheveling (GCBG 2006/13).
De kosten van het beheer van diaconale goederen en de kosten die diakenen voor hun werk maken, vallen uiteraard wel gewoon onder de diaconale uitgaven.
13.7 Toezien
Een tweede speerpunt bij goed bestuur (§ 13.1.3) is het toezicht of, zoals de kerkorde het noemt: het toezien. Hoe wordt op de beheerders toegezien?
13.7.1 Intern toezien
Het beheer is allereerst een zaak van de plaatselijke gemeente. Binnen de gemeente moet dan ook het toezicht geregeld zijn. De kerkorde geeft hiervoor twee voorschriften:
Degene die boekhoudt, mag niet ook de betalingsopdrachten geven
Allereerst mag de boekhouding en het middelenbeheer niet in één hand zijn (ord. 11-2-4).
Degene die boekhoudt, mag niet ook de betalingsopdrachten geven. De boekhouder hoeft geen lid te zijn van het college. Uiteraard is deze boekhouder geheimhouding verplicht ten aanzien van vertrouwelijke zaken die hem of haar ter kennis komen (ord. 4-2).
Het tweede voorschrift is al ter sprake gekomen bij de jaarrekening: jaarlijks moet de kas worden gecontroleerd door een registeraccountant of accountant-administratieconsulent dan wel twee andere onafhankelijke deskundigen (ord. 11-6-4).
13.7.2 Toezien door het classicale college
Gemeenten bestaan niet los van elkaar. Zij behoren tot de kerk. Er is een verantwoordelijkheid van de kerk dat het beheer in de plaatselijke gemeenten de toets van de kritiek vanuit de kerk en de samenleving kan doorstaan. Daarom is er ook het toezien op de vermogensrechtelijke aangelegenheden van gemeenten en hun diaconieën. De zorg voor het belang van de plaatselijke gemeente en de kerk in haar geheel krijgt gestalte in dit toezien. In het kader van Kerk 2025 is dit toezien nader toegespitst in een nieuwe generale regeling (GR 12). Daarin wordt aandacht gegeven aan afnemende bestuurskracht, mogelijkheden tot ingrijpen in uitzonderlijke gevallen en meer mogelijkheden tot maatwerk.
Met het oog op het toezien is er in elke classis een classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (ord. 11-20-1). Elk college bestaat uit ten minste zeven leden. De classicale vergadering benoemt hen uit de leden van de kerk binnen het rechtsgebied van het college. De leden worden voor vier jaar benoemd en kunnen telkens voor een periode van twee tot vier jaar worden herbenoemd met een maximale zittingstijd van twaalf jaar (ord. 11-20-3). Het college heeft een moderamen van drie personen: een voorzitter, een secretaris en een derde lid. De voorzitter wordt aangewezen door de classicale vergadering (ord. 11-20-4).
De kleine synode kan twee of meer classicale colleges samenvoegen tot één college voor de betrokken classes. Vooraf worden de betrokken classicale vergaderingen en classicale colleges gehoord. De kleine synode treft daarbij de nodige voorzieningen, bijvoorbeeld hoeveel leden elke classicale vergadering benoemt en hoe de voorzitter wordt aangewezen (ord. 11-20-2).
Als een lid betrokken is bij de opstelling van een stuk (door advisering), neemt deze uiteraard geen deel aan de bespreking van de beoordeling van dat stuk. Ook spreekt het lid niet mee in zaken waarin deze zelf belang heeft of kan hebben (ord. 11-20-5).
Omdat bepaalde zaken minder vaak voorkomen, kan de kleine synode bepalen dat op bepaalde beheersdaden niet door het eigen classicale college wordt toegezien, maar door een of meer op dit punt gespecialiseerde classicale colleges (ord. 11-21-2 slot). Bij het schrijven van de Toelichting zijn er nog geen voorbeelden bekend.
13.7.3 Ondersteuning
De aanwijzingen van het classicale college hebben in de eerste plaats een adviserend karakter
Het toezien van het classicale college wordt in hoge mate gekarakteriseerd door ondersteuning van en hulp aan de plaatselijke gemeenten. De aanwijzingen van het classicale college hebben in de eerste plaats een adviserend karakter.
Het reguliere toezien betreft allereerst de begroting en jaarrekening. De begroting van de gemeente en van de diaconie worden elk jaar vóór 15 december door de kerkenraad aan het college voorgelegd. Hierbij wordt ter informatie het beleidsplan bijgevoegd. De jaarrekening wordt elk jaar vóór 15 juni van het volgende jaar met het rapport van de gehouden controle toegezonden. Nieuw is de bepaling dat het classicale college op gemotiveerd verzoek van de kerkenraad uitstel kan verlenen voor een door het college te bepalen periode (ord. 11-7-1). Aandacht is nodig voor de omstandigheid dat bij uitstel voor de inzending van de jaarrekening ook moet worden gedacht aan de verplichting om als ANBI uiterlijk op 1 juli een samenvatting van cijfers te publiceren op een internetpagina. Deze verplichting wordt niet opgeschort door het verzoek om uitstel aan het classicale college. Met het classicale college zal dan moeten worden overlegd over wat wel gepubliceerd kan worden.
Het is mogelijk dat het classicale college aanleiding ziet om met de kerkenraad in overleg te treden over een wijziging of aanvulling van een begroting, bijvoorbeeld om dreigende financiële problemen tijdig het hoofd te bieden. Wanneer dit overleg gewenst is, dient het college binnen zes weken na ontvangst van de begroting hierover contact op te nemen. Dat overleg kan ertoe leiden dat de vragen bevredigend worden beantwoord, of dat men gezamenlijk tot de overtuiging komt dat een bijstelling van de begroting gewenst is. Een eventuele wijziging van de begroting blijft overigens de verantwoordelijkheid van de kerkenraad in samenspel met de colleges en de gemeente (zie § 13.5.2).
Het classicale college kan ook in overleg treden over (wijziging of aanvulling van) een jaarrekening. Hiervoor wordt geen termijn gesteld (ord. 11-7-2).
Verder moeten de plaatselijke colleges alle inlichtingen verstrekken waarom het classicale college vraagt, en moeten zij zelf het college berichten als er besluiten genomen worden met financiële consequenties die niet in de begroting zijn voorzien (ord. 11-7-5). Uiteraard kan ook dit aanleiding zijn tot nader overleg.
Het toezien van het classicale college betreft behalve de financiën een scala van andere beheersdaden. In ord. 11-21-2 worden deze opgesomd. Genoemd worden bijvoorbeeld de deugdelijkheid van de controle op de financiële administratie, het sluiten van arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd, het beheer van archieven en de ledenregistratie. Maar ook het beheer van bezittingen die van grote historische betekenis zijn of kunstwaarde bezitten. Verder het verstrekken of aangaan van geldleningen, het doen van beleggingen, het aangaan van verplichtingen buiten de vastgestelde begroting om en het voeren van een proces voor de burgerlijke rechter. In al die genoemde gevallen kan het classicale college om nadere inlichtingen vragen en zo nodig aanwijzingen geven, indien dat naar het oordeel van het classicale college in het belang van de gemeente of van de diaconie is. Maar ook hier geldt dat de colleges uiteindelijk beslissen (al of niet met instemming van de kerkenraad als dat is voorgeschreven; zie § 13.5.1).
Het classicale college handelt bij dit toezicht naar richtlijnen die zijn opgesteld door het generale college voor de behandeling van beheerszaken (GR 12-4-3; zie voor dit college ook § 13.7.6). Daarbij gaat het met name om de vraag hoe een plaatselijk college van kerkrentmeesters of van diakenen van voldoende omvang kan zijn, gezien het te beheren vermogen (vgl. GR 12-2), hoe de insolvabiliteit van een gemeente of diaconie moet worden vastgesteld, en aan de hand van welke criteria jaarrekeningen dienen te worden beoordeeld (GR 12-4-3). Ook is het generale college voor de behandeling van beheerszaken bevoegd om aan de classicale colleges voor de behandeling van beheerszaken aanwijzingen te geven met het oog op de bewaking van de kwaliteit van het toezien en de afstemming van beleid (GR 12-4-4).
In ord. 11-22 worden nog wat algemene regels voor het classicale college gegeven: het moet bij monumentale gebouwen en orgels advies vragen aan deskundigen, in zaken van een evangelisch-lutherse gemeente overleggen met de financiële commissie van de evangelisch-lutherse synode en voorgelegde zaken zo mogelijk binnen een maand afhandelen.
13.7.4 Voorafgaande toestemming
In een aantal gevallen hebben de plaatselijke colleges voorafgaande toestemming nodig van het classicale college (ord. 11-7-3).
Bijzondere waarde
Allereerst betreft dit rechtshandelingen rond zaken van bijzondere waarde: een kerkgebouw of orgel van cultuurhistorische of architectonische waarde en voorwerpen van oudheidkundige, historische of kunstwaarde. Het gaat dan om verkopen of op een andere wijze vervreemden of bezwaren, en bij kerkgebouw en orgel kan het ook gaan om een ingrijpende verbouwing, uitbreiden of restaureren of afbreken.
Mogelijke belangenverstrengeling
Bij het beheer krijgen de colleges te maken met bijvoorbeeld leveranciers en aannemers. Mogelijk is een van de aanbieders lid van het college of van de kerkenraad of staat deze in dienst van de gemeente (bijv. een koster die ook schilder is). Bijzondere zorgvuldigheid is dan vereist, maar het is niet nodig om deze personen uit te sluiten. In die situaties moet dan ook het classicale college voor de behandeling van beheerszaken toestemming verlenen, om belangenverstrengeling zo veel als mogelijk te voorkomen.
Stichtingen
Gelden van de gemeente en van de diaconie mogen niet aan hun bestemming worden onttrokken en mogen ook niet op andere wijze beheerd worden dan de kerk-orde voorschrijft. Daarom is voor het oprichten van een stichting voorafgaande instemming van het classicale college nodig. Taken (en gelden) mogen immers alleen aan een stichting worden overgedragen indien vaststaat dat de taken alleen door een stichting voldoende kunnen worden behartigd (ord. 11-25-2).
Onttrekken aan bestemming
Boven is al vermeld dat ook toestemming vereist is indien diaconaal geld voor gemeentewerk wordt gebruikt (§ 13.6.3). Deze toestemming is vereist, omdat een dergelijke onttrekking een oneigenlijk gebruik van bestemmingsgeld is.
Beroepingswerk
In dit kader kan ook de taak van het classicale college worden genoemd om de financiële situatie van de gemeente te beoordelen voordat wordt overgegaan tot het beroepen van een predikant (ord. 11-21-2). Zonder de verklaring van het classicale college dat de gemeente aan haar verplichtingen kan voldoen (solvabiliteitsverklaring), kan de kerkenraad niet overgaan tot het beroepen van een predikant (ord. 3-3-2).
13.7.5 Verscherpt toezien
De kerkorde geeft drie redenen waarom een gemeente en/of een diaconie onder verscherpt toezien kan worden geplaatst.
Verscherpt toezien is ook mogelijk als dreigt dat een gemeente onvoldoende aan de verplichtingen kan voldoen
De eerste reden is een verzuim van de kerkenraad om begroting en jaarrekening in te zenden, de tweede reden is het oordeel van het classicale college dat begroting en jaarrekening ook na overleg met betrokkenen (zie § 13.7.3) niet verantwoord zijn. Een derde reden is in 2018 toegevoegd. Verscherpt toezien is ook mogelijk als er het gevaar bestaat dat een gemeente of diaconie niet of onvoldoende aan de verplichtingen kan voldoen (ord. 11-8-1). Het classicale college heeft hierdoor meer mogelijkheden gekregen om in uitzonderlijke gevallen en bij gegronde redenen te kunnen optreden. Het classicale college stelt de kerkenraad met redenen omkleed op de hoogte van het besluit tot verscherpt toezien.
Het gaat hier om een zware bevoegdheid die niet zomaar kan worden toegepast. De bepaling dat het breed moderamen van de classicale vergadering moet instemmen met het oordeel dat een begroting of jaarrekening niet verantwoord is, is overigens in 2018 vervallen. In de nieuwe generale regeling (GR 12-4) zijn in plaats daarvan allerlei nadere bepalingen opgenomen. Bovendien kan een kerkenraad in beroep gaan tegen het besluit van het classicale college bij het generale college voor de behandeling van bezwaren en geschillen (ord. 11-22-5).
Deze nadere uitwerking en verbreding van de mogelijkheden om verscherpt toe te zien, passen ook bij het toegenomen belang dat zowel in de kerk als in de maatschappij wordt gehecht aan eisen van goed bestuur. Als het niet goed gaat, bijvoorbeeld door gebrek aan menskracht of aan financiële middelen, moet tijdig kunnen worden ingegrepen en bijgestuurd.
Verscherpt toezien houdt in dat het classicale college bevoegd is aanwijzingen te geven aan één of beide plaatselijke colleges. Dat college en de kerkenraad zijn verplicht deze aanwijzingen op te volgen (GR 12-3-1). Het classicale college kan daarbij bepalen dat voor allerlei rechtshandelingen voorafgaande toestemming van het classicale college nodig is. In GR 12-3-2 worden deze opgesomd.
Een nog zwaarder middel is de bepaling dat besluiten inzake vermogensrechtelijke aangelegenheden door een plaatselijk college alleen genomen kunnen worden in aanwezigheid van en met instemming van gedelegeerden die daartoe worden aangewezen door het classicale college (GR 12-3-3).
Ten slotte worden bij dreigende insolventie waarbij een kerkenraad, een college van kerkrentmeesters en/of een college van diakenen niet langer aan de verplichtingen kunnen voldoen, de kerkenraad en deze colleges verplicht de maatregelen te nemen dan wel mee te werken aan maatregelen die het classicale college noodzakelijk acht (GR 12-3-4). Hierbij kan ook gedacht worden aan een samengaan met andere gemeenten. Ook kan het in die situatie nodig zijn dat de kerkenraad – onder voorwaarden – de werktijd van de predikant vermindert dan wel de verbintenis met de predikant verbreekt (ord. 3-16-7).
De leden van de kerkenraad en de colleges van een gemeente op wie dit verscherpte toezien van toepassing is verklaard, zijn gehouden om zowel collectief als individueel hun medewerking te verlenen. Wanneer zij dit niet of onvoldoende doen, kunnen zij zowel langs kerkelijke weg (opzicht) als langs civielrechtelijke weg (aansprakelijkheid beheerders) daarvoor verantwoordelijk worden gehouden. Zie § 13.9.
13.7.6 Eenheid van beleid
Met het oog op eenheid in beleid bij het toezien heeft de kerk het generale college voor de behandeling van beheerszaken ingesteld (ord. 11-23-1). De leden worden benoemd door de generale synode op voordracht van de classicale colleges en de evangelisch-lutherse synode. Elk classicaal college draagt uit haar midden een lid en een toegevoegd lid voor. De evangelisch-lutherse synode draagt een lid en een toegevoegd lid voor uit de leden van haar financiële commissie. De toegevoegde leden kunnen door de voorzitter worden gevraagd aan werkzaamheden van het generale college deel te nemen (ord. 11-23-2). De generale synode wijst de voorzitter aan (ord. 11-23-3).
Het generale college kan allerlei richtlijnen geven, waarmee de classicale colleges rekening moeten houden (ord. 11-23-4; zie § 13.1.4).
13.8 Verantwoording en positie van de gevers
In het voorafgaande is aangegeven dat kerkenraad en plaatselijke colleges verantwoording afleggen aan het classicale college voor de behandeling van beheerszaken. Ook intern wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteleden. De kerkenraad doet dat door begroting en jaarrekening aan de gemeente bekend te maken.
Hoe gemeenteleden hun mening kenbaar kunnen maken over begroting en jaarrekening, legt de kerkorde niet vast
De kerkorde schrijft voor dat de begroting in samenvatting en de jaarrekening in samenvatting of in zijn geheel moet worden gepubliceerd, en dat de begroting en jaarrekening gedurende een week ter inzage moeten worden gelegd (ord. 11-5-4 en 6-2). Op die manier kunnen gemeenteleden inzicht krijgen in wat gedaan is en wat de voornemens zijn. Gemeenteleden worden ook in de gelegenheid gesteld om hun mening kenbaar te maken. Hoe de gemeenteleden hun mening kenbaar kunnen maken (in een gemeenteavond, op een kerkenraadsvergadering, mondeling, schriftelijk), legt de kerkorde niet vast.
Ingevolge de transparantievoorschriften voor ANBI’s zijn gemeente en diaconie gehouden om vóór 1 juli van het jaar volgende op het verantwoorde jaar een verkorte staat van baten en lasten te publiceren op een website, met een toelichting en een aantal andere gegevens (zie § 13.7.3). Het adres van deze website wordt via de dienstenorganisatie doorgegeven aan de belastingdienst.
Het niet tijdig nakomen van deze wettelijke transparantieverplichting kan leiden tot intrekking van de ANBI-status door de belastingdienst.
13.9 Aansprakelijkheid van beheerders
Indien iemand schade lijdt door een handeling (of het nalaten van een handeling) van een rechtspersoon, is de rechtspersoon verantwoordelijk. Om het concreet te maken, wordt in het volgende gesproken over de gemeente (de rechtspersoon) en het college van kerkrentmeesters (de beheerder). Het geldt vanzelfsprekend ook voor de andere kerkelijke rechtspersonen en beheerders.
Indien iemand schade lijdt door een losliggende tegel op het kerkterrein en betrokkene deze schade wil verhalen, moet de gemeente aansprakelijk worden gesteld. Hetzelfde geldt ook indien een koper schade heeft vanwege een door de gemeente verkocht goed. Degene die schade lijdt, kan het college van kerkrentmeesters of een van de kerkrentmeesters in de regel hiervoor niet aansprakelijk stellen. Dat kan alleen als de schade veroorzaakt wordt door een onrechtmatige daad van het college of van betrokkene.
De gemeente kan de schadevergoeding die zij moet betalen, in principe niet verhalen op de leden van het college, als zij hun taak op een behoorlijke wijze vervullen (ord. 11-26-1). De term ‘behoorlijke taakvervulling’ in ord. 11-26-1 is overgenomen uit het Burgerlijk Wetboek (art. 2:9 BW). Onder behoorlijke taakvervulling wordt verstaan een taakvervulling op een wijze die in redelijkheid van de beheerder mag worden verwacht. Uit uitspraken van burgerlijke rechters is duidelijk dat alleen gesteld kan worden dat de beheerder zijn taak niet behoorlijk heeft vervuld indien de beheerder een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
Bij een ernstig verwijtbare tekortkoming kan de schade op het college worden verhaald
Het college zal dan ook in de regel niet aansprakelijk zijn voor schade die de gemeente lijdt. Als het college zich naar vermogen inzet voor zijn taak en zich aan de kerkelijke regels houdt, kan de gemeente eventuele schade niet op (de leden van) het college verhalen. Als het college van kerkrentmeesters echter ernstig verwijtbaar tekortgeschoten is, kan de gemeente de schade wel verhalen op het college en alle leden gezamenlijk aansprakelijk stellen. Als in dat geval een van de leden kan aantonen dat hem of haar niets te verwijten is en dat hij of zij ook niet nalatig is geweest in het zo mogelijk beperken van de schade, is deze niet aansprakelijk. De overige leden zijn dan gezamenlijk aansprakelijk voor de gehele schade (ord. 11-26-2). Die gezamenlijke aansprakelijkheid betekent dat ieder een gelijk deel van de schade zal moeten vergoeden.
De schade ten gevolge van een losliggende stoeptegel (zaak- en letselschade) zal over het algemeen gedekt zijn door een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Vermogensschade kan worden verzekerd in een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Als voorbeeld kan worden genoemd de schade die een gemeente oploopt doordat het college verzuimd heeft tijdig een subsidie aan te vragen terwijl het wist dat deze aanvraag voor een bepaalde datum moest worden ingediend. Er kan hier sprake zijn van een ernstig verwijtbare tekortkoming, waardoor de schade op het college kan worden verhaald. Bij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering wordt deze schade dan door bedoelde verzekering gedekt.
Ten slotte is bepaald dat de kleine synode bevoegd is beherende kerkelijke lichamen – zowel plaatselijke als bovenplaatselijke – te verplichten zich te verzekeren tegen financiële onregelmatigheden (ord. 11-26-3). Het is niet geheel helder waaraan hierbij is gedacht. In de toelichting bij de eerste lezing van de ordinanties werd gesproken over wanbeheer en malversaties. In dat geval is zowel een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering als een fraudeverzekering bedoeld.
Op dit moment bestaat een dergelijke verplichting niet. Wel wijzen de ordinanties gemeenten op de wenselijkheid van verzekering doordat ‘het beheren van de verzekeringspolissen’ nadrukkelijk als taak van het college van kerkrentmeesters en van het college van diakenen is opgenomen (ord. 11-2-7,8).
Overigens is er een trend waarneembaar waarbij een persoonlijke aansprakelijkheid in bepaalde gevallen sneller kan worden aangenomen. Zo is er – ten tijde van het schrijven van deze tekst – een wetsvoorstel in behandeling over bestuur en toezicht van rechtspersonen. De inhoud hiervan zal niet van toepassing zijn op kerkelijke rechtspersonen naar artikel 2:2 BW; bovendien is de aanscherping van de persoonlijke aansprakelijkheid voor bestuurders van vrijwilligersorganisaties grotendeels komen te vervallen. Voor de kerk heeft dit vooralsnog dus geen gevolgen. Maar een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering van besluitvorming is altijd een goede zaak.
13.10 Stichtingen
Eerder is al aangegeven dat een college alleen een stichting mag oprichten of mag deelnemen aan een stichting met instemming van de kerkenraad, en dat kerkenraad en colleges instemming nodig hebben van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken. Het geeft aan dat een grote terughoudendheid op dit terrein gewenst is. Toch kan het wenselijk zijn om bepaalde taken in een stichting onder te brengen. Dit kan om redenen van subsidie zijn, of om een bredere kring van personen te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn een stichting voor kerkelijk open jeugdwerk of een stichting vrienden van de dorpskerk. Soms kan het gaan om vormen van diaconaal werk, een inloophuis of een project waarin meerdere lokale kerkgemeenten samenwerken.
Ord. 11-25 geeft hiervoor een aantal randvoorwaarden. Een stichting mag alleen worden opgericht wanneer vaststaat dat de belangen alleen door een stichting voldoende kunnen worden behartigd. Tevens mag de gemeente of een diaconie alleen een stichting oprichten of deelnemen aan een bestaande stichting als deze voldoet aan hetgeen in GR 13 (stichtingen) is bepaald. Hierin worden de randvoorwaarden verder uitgewerkt. Wat hier beschreven is voor gemeente en diaconie geldt ook voor andere kerkelijke rechtspersonen.
