Doe je mee?

In het najaar worden in veel gemeentes weer nieuwe ambts-en taakdragers bevestigd. Maar hoe kom je aan nieuwe mensen? In veel kerken en organisaties loopt het aantal vrijwilligers terug; andere daarentegen lopen als een trein (een goed-rijdende dan). Wat is hun geheim?

Verschillende groepen gaan deze maanden op zoek naar nieuwe mensen. Het is fijn als het werk in september weer met een goede bezetting van start kan gaan. Het vinden van nieuwe medewerkers blijkt echter vaak niet zo gemakkelijk te zijn. Waar ligt dat aan? En kunnen we daar iets aan doen? Misschien is het handig om eens te kijken naar goed-lopende vrijwilligersorganisaties. Hoe werven zij nieuwe mensen? Wat kunnen we daar van leren?

Veelzijdig aanbod

Een eerste aspect dat opvalt in organisaties die veel vrijwilligers trekken is dat mensen zelf kunnen kiezen wát en hoeveel ze doen. Plaatselijke vrijwilligerscentrales bieden bijvoorbeeld een centraal overzicht van allerlei kleine en grotere klussen waar vrijwilligers voor nodig zijn. Op hun websites vind je meestal een lange lijst met diverse soorten vacatures. Daar zitten allerlei bezigheden en organisaties bij. Bijvoorbeeld: een bestuurstaak bij de Zonnebloem, gastvrouw/-heer zijn in het inloopcentrum, in de tuin werken bij een oudere alleenstaande mevrouw…

Wie op zoek is naar een vrijwilligerstaak kan bij een vrijwilligerscentrale het hele aanbod aan vacatures inzien, op de website en in een map op de centrale. Op deze manier kunnen mensen zelf kijken: wat is er allemaal te doen? en welke taak of klus past bij mij?

Ook in de kerk is het handig om een centraal overzicht van alle vacatures te maken. Kerkenwerk is veelzijdig en kent allerlei soorten taken en ambten: kindernevendienst leiden, mensen thuis bezoeken, in de liturgiecommissie meewerken, financiële zaken regelen, diaken zijn … Voor iedereen is er wat boeiends en passends bij. Door een centraal overzicht te bieden van alle vacatures, geef je mensen meer keuzevrijheid. Bovendien werkt het aanstekelijk en uitnodigend om te zien wat er allemaal gebeurt.

Tip 1: Zorg voor een centraal overzicht van alle vacatures in het kerkenwerk.

Plaats dat op de website van de kerk (het deel dat beveiligd is met wachtwoord). Maak daarnaast ook een papieren map met alle vacatures in de kerk die mensen kunnen inzien. Doe per vacature een korte tekst (zie tip 2) in een insteekhoes. Sorteer de vacatures alfabetisch of per categorie (pastoraal, diaconaal, jeugdwerk…). Als in de vacature is voorzien, verwijder hem dan weer van de site en uit de map.

Kies iedere maand/week een paar vacatures uit om extra onder de aandacht te brengen in het kerkblad, in de weekbrief, en/of op het prikbord in de kerk. Verder is het een idee om een of twee keer per jaar een vacaturekrant uit te brengen met alle vacatures, en enkele interviews met huidige werkers.

Eenvoudig en duidelijk

Een tweede aandachtspunt om bij het werven van vrijwilligers op te letten is om de taken niet te groot te maken. Mensen zijn vaak al druk bezet. De animo om een kleine taak op zich te nemen blijkt groter te zijn dan om een structurele en complexere taak aan te gaan. Zorg daarom voor duidelijk afgebakende taken. Maak voor iedere taak een aparte taakomschrijving. Wat houdt de taak concreet in? Hoeveel tijd kost het werk ongeveer? Welke eigenschappen komen goed van pas? Op deze manier weten de mensen wat er precies van hen wordt verwacht. Bovendien kunnen ze dan beter bekijken of de taak bij hen past wat interesse en beschikbare tijd betreft.

Verdeel complexe taken in kleinere onderdelen. Zo kunnen er meer mensen meedoen. Vele handen maken het werk licht. Evengoed kun je ook een aantal meeromvattende taken aanbieden. Sommige mensen vinden het fijn om een flinke vrijwilligers‘baan’ aan te gaan en hebben daar ook de tijd voor. Maar zeker als het moeilijk blijkt om een geschikte kandidaat voor een grote vacature te vinden kan het helpen om de taak in kleinere onderdelen op te splitsen en aan te bieden.

Tip 2: Maak voor iedere taak een duidelijke taakomschrijving, maximaal een half A4tje.

Bijvoorbeeld: Bezoekmedewerker in de wijk Taak:

• contact houden met 15 adressen (afhankelijk van behoefte betrokkenen)
• meehelpen bij organisatie wijkactiviteit (huiskamerbijeenkomst, wijkavond, koffieochtend)
• meedraaien in overleg wijkteam (1 keer per zes weken)

Eigenschappen:

• graag met mensen omgaan
• goed kunnen luisteren

Tijd per week: 4 uur per week, vrij in te delen Voor informatie: naam, e-mailadres en telefoonnummer van wijkhoofd

Aanpassingen

Bij het benaderen van nieuwe mensen is het handig om goed te luisteren naar hun redenen om de taak níét op zich te nemen. Wat geven de mensen aan? Er kunnen verschillende belemmeringen zijn, bijvoorbeeld:

• De taak kost te veel tijd.
• Het werk ligt iemand niet.
• De taak is voor een aantal jaren. Iemand wil zich liever voor een kortere periode inzetten.
• Persoonlijke beperkingen, bijvoorbeeld: vermoeidheid ’s avonds, slechthorendheid, slechtziendheid, minder mobiel.
• Iemand voelt zich onzeker of hij/zij de functie wel aankan.

Bij alle belemmeringen kun je kijken of er iets aan te doen valt. Als een taak van bezoekmedewerker te veel is, kun je bijvoorbeeld overleggen of iemand het wel leuk zou vinden om een of twee adressen te bezoeken. Zonder extra vergaderingen en organisatorische klussen erbij. Of je kunt vragen of iemand een keer per jaar een huiskamerbijeenkomst zou willen leiden. Bied in plaats van de oorspronkelijke vraag een kleiner alternatief.

Als het werk niet bij iemand past, vraag dan of iemand het leuk zou vinden om ergens anders aan mee te helpen. Verwijs naar het aanbod op de website. Denk met iemand mee. Probeer in de kerk ook wat meer projectmatig te werken. Dat wil zeggen dat je voor één concrete kortlopende activiteit mensen uitnodigt om mee te doen.

Wanneer iemand door een lichamelijke beperking moeite heeft om een bepaalde taak op zich te nemen, kijk dan of daar aanpassingen voor mogelijk zijn. Overleg wat iemand nodig heeft om mee te kunnen doen. Als iemand van te voren niet weet of hij/zij de taak wel aankan, spreek dan een proefperiode af. Zorg dat nieuwe medewerkers bij een ervaren teamlid voor vragen, overleg of feedback terecht kunnen.

Tip 3: Luister naar belemmeringen. Kijk samen welke aanpassingen er mogelijk zijn.

Omgekeerd denken

Een veelvoorkomend advies met betrekking tot het werven van vrijwilligers is: ‘Verplaats je in de doelgroep. Wat maakt het voor iemand aantrekkelijk om deze taak op zich te nemen?’ Als je de plaatselijke weekkranten er op naslaat, lees je vaak het volgende soort oproepjes: ‘Graag lekker in de tuin bezig? Ga dan aan de slag als tuinhulp bij ouderen.’

In de kerk zijn we vaak nog te veel gericht op het vervullen van de vacatures. We kunnen echter ook omgekeerd denken. Wat voor gaven en talenten hebben mensen? En op welke manier kunnen deze ingezet worden in de kerk? Bij het persoonlijk bezoekwerk ontdek je vaak waar iemand graag mee bezig is, zoals: bijen houden, schilderen, fotograferen, spelletjes doen, oosterse dansen… Pols eens of iemand daar in de kerk iets mee zou willen en kunnen doen, bijvoorbeeld: een inleiding of uitvoering geven op een wijkbijeenkomst. Misschien voelt iemand iets voor de kunstwerkgroep van de kerk. Of vindt iemand het leuk om natuurfoto’s aan te leveren die via de beamer vertoond worden op scheppingszondag. Oosters dansen kan van pas komen bij een musical-activiteit. Alle talenten kunnen ingebracht worden om er samen van te genieten en van uit te delen.

Tip 4: Wees attent op de gaven van mensen. Maak een centraal gavenoverzicht.

Maak een gavenlijst waar mensen zichzelf voor aan kunnen melden. Welke talenten wil iemand inbrengen in de gemeente? Voorbeelden zijn: schilderen, taarten bakken, kaarten maken, vergaderingen voorzitten of notuleren, financiën bijhouden, etc. Laat een of twee contactpersonen dit gaven-overzicht bijhouden en beheren. Via deze contactpersonen kan een werkgroep iemand uit de gavenlijst zoeken voor een bepaalde activiteit of taak.

Roeping

Het is fijn om voor een bepaalde taak persoonlijk gevraagd te worden; zeker als het iets is dat echt bij je past. Het betekent meestal dat anderen jou er graag bij willen hebben. Zij zien bepaalde eigenschappen of talenten in jou die goed aansluiten bij een bepaalde taak. Van zo’n vraag die speciaal aan jou gericht is, kun je blij worden. Het kan je een zetje geven om in actie te komen en mee te gaan doen. Persoonlijk gevraagd worden geeft een gevoel van roeping.

Ook op andere manieren kun je geroepen worden. Bijvoorbeeld als je een bepaald oproepje in het kerkblad leest en je krijgt het gevoel ‘dat is iets voor mij.’ Of je gaat eens kijken in de vacaturelijst op de website en je ziet iets staan wat je aanspreekt. Je kunt geroepen worden door een sterk verlangen, door iets wat je leest, dat een appèl op je doet, door het zien van het enthousiasme van anderen…

Het is goed om oog te hebben voor elkaars talenten. Deze ontdek je door attent te zijn in de onderlinge omgang en samenwerking. Waar is de ander goed in? Benoem elkaars sterke punten en geef ruimte om nieuwe dingen te leren. Nodig elkaar uit om mee te doen. Geef ook aandacht aan je eigen talenten. Waar ben jij handig in? Wat doe je graag? Hoe kan dat in de gemeente van pas komen?

Maak het kerkenwerk niet te zwaar. Onderneem als werkgroep regelmatig iets ontspannends, bijvoorbeeld samen eten, of een jaarlijks uitje. Maak tijd om elkaar ook persoonlijk beter te leren kennen. Als je op een fijne manier samenwerkt, kan daar een sterke aantrekkingskracht van uitgaan.