Hoe voer je een jaargesprek met de predikant?

De Kerkorde schrijft voor dat de kerkenraad jaargesprekken voert met de predikant of kerkelijk werker. Dat is goed en waardevol voor wie in en met de gemeente werkt. Maar hoe doe je dat? Hoe voer je een goed gesprek? Hoe bereid je je voor en wat gebeurt er daarna? Zulke vragen komen in dit artikel heel praktisch aan de orde.                                                                                      

‘Een jaargesprek is voor mij een moment van oogsten.’ Aan het woord is ds. Wilbert Dekker, gemeentepredikant in Kampen. Hij vertelt hoe belangrijk dit jaarlijkse gesprek met de kerkenraad voor hem is. Het motiveert zowel hem als de kerkenraad om opnieuw met vertrouwen en energie aan de slag te gaan. En, minstens zo belangrijk: het jaargesprek maakt het makkelijker om ook op andere momenten met elkaar in gesprek te gaan. Je oefent jezelf als het ware in luisteren, vragen stellen en je uitspreken.

Maar wat houdt zo’n jaargesprek in en waarom is het belangrijk? En zijn er praktische tips voor het voeren van een goed jaargesprek? Daarover gaat dit artikel. Ter illustratie deelt Wilbert zijn ervaringen met deze vorm van gesprek.

Wat is een jaargesprek?

Het jaargesprek is een open en gelijkwaardig gesprek tussen enkele leden van de kerkenraad en de predikant of kerkelijk werker. Het is geen beoordelingsgesprek. Het gaat niet om prestaties en resultaten, maar om het delen van ervaringen. Het is een moment om samen terug te blikken op het afgelopen jaar, stil te staan bij de huidige situatie en vooruit te kijken naar de toekomst. Wat ging goed, wat was lastig en wat is er nodig voor de predikant of kerkelijk werker om het werk met plezier en toewijding voort te zetten?

Zowel de kerkenraad als de predikant of de kerkelijk werker kunnen punten voor het gesprek inbrengen. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerking met de kerkenraad of andere punten die van invloed zijn op het werk. Dit maakt dat het gesprek wederzijds is.

Waarom is een jaargesprek belangrijk? 

‘In het jaargesprek kan ik kwijt hoe ik het werk in de gemeente heb beleefd,’ vertelt Wilbert. Ook stemt hij in het jaargesprek af met de kerkenraad wat er de komende tijd voor de gemeente nodig is.

Hij ziet het gesprek als een soort bescherming voor de dominee of de kerkelijk werker. Stel, de gemeente heeft meer of hogere verwachting op het gebied van pastorale zorg dan dat de predikant of kerkelijk werker kan bieden. Dan kan je in het gesprek samen nagaan: hebben we dit zo afgesproken of toch niet, is dit de koers die we het afgelopen jaar wilden varen?

Soms blijven verwachtingen onuitgesproken of loopt iets niet lekker. Als je er te lang mee wacht om dit te bespreken, kan dat leiden tot misverstanden, teleurstelling of zelfs frustratie. Door elk jaar de tijd te nemen voor een open gesprek, kun je dat voorkomen. Het is ook een moment om samen te kijken naar wat er goed is gegaan en om de mooie momenten te benoemen. Zo is er ruimte om over en weer waardering uit te spreken. Dit is erg belangrijk, want waardering werkt motiverend en helpt om beter samen te werken.

Of zoals Wilbert het formuleert: ‘Het jaargesprek werkt verbindend. Het werk in de kerk wordt er minder eenzaam van, je merkt echt dat je het met elkaar draagt.’

Zo is er ruimte om over en weer waardering uit te spreken – dat werkt motiverend

Hoe voer je een goed jaargesprek? Voorbereiding

Een goed jaargesprek begint met een goede voorbereiding. Het is verstandig om vooraf af te stemmen wie bij het gesprek aanwezig zijn. Meestal zijn dat de predikant of kerkelijk werker en twee of drie leden van de kerkenraad. Idealiter is één van hen gespreksleider. Deze zorgt voor structuur, bewaakt de tijd en geeft iedereen de ruimte om aan bod te komen. 

Rolverdeling 

• Predikant/kerkelijk werker: deelt eigen ervaringen, vragen en reflecties. 
• Kerkenraadsdelegatie: luistert, stelt vragen en geeft feedback vanuit de gemeente. 
• Gespreksleider (optioneel): bewaakt de sfeer en het proces; kan een kerkenraadslid zijn. 
• Scriba/secretaris: stelt de agenda op en maakt een verslag van de gemaakte afspraken. Dit is géén beoordelend verslag. 

Veilige sfeer 

De kerkenraad is verantwoordelijk voor een veilige en open sfeer tijdens het jaargesprek. Het werk in de kerk raakt vaak persoonlijke overtuigingen en geloofsopvattingen, en dat maakt kwetsbaar. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig en met respect naar elkaar te luisteren en op elkaar te reageren. De predikant of kerkelijk werker kan zich dan vrij voelen om open te spreken over wat voor hem of haar belangrijk is.

Het gesprek raakt aan persoonlijke overtuigingen en geloofsopvattingen, en dat maakt kwetsbaar

Een veilige sfeer wordt gecreëerd door:

Te luisteren, zonder oordeel 

Luisteren is meer dan stil zijn. Je kunt laten merken dat je de ander echt probeert te begrijpen.

Praktisch:

• Laat de ander uitspreken
• Vat samen wat je hoort: ‘Als ik je goed begrijp…’
• Vraag door als iets niet duidelijk is

Nieuwsgierig te zijn

Nieuwsgierigheid betekent, dat je dingen wilt weten of ontdekken. Het betekent, dat je geïnteresseerd bent en vragen stelt om wat er is gezegd beter te begrijpen. Je bent bereid je te laten verrassen, ook door kritische geluiden.

Praktisch:

• Stel open vragen, dit zijn vragen die beginnen met wie, wat, hoe of waarom (wat is de reden dat….)
• En vraag door als iets nog niet duidelijk is.

Respectvol en eerlijk te zijn

Het is belangrijk om altijd respectvol te blijven en rekening te houden met iemands gevoelens.

Praktisch:

• Probeer de verschillen te respecteren
• En te zoeken naar dat wat verbindt.

Zorgvuldig om te gaan met verschillen en kritische opmerkingen

Verschillen in visie of geloofsbeleving hoeven niet opgelost te worden om toch een goed gesprek te hebben.

Praktisch:

• Gebruik ik of wij boodschappen: ‘wij merken dat’…, ‘ik ervaar dat’…
• Benoem concreet gedrag of situaties, je kunt voorbeelden noemen.
• Nodig uit tot reactie.

Ook van de predikant/kerkelijk werker wordt een open en meedenkende houding gevraagd. Hij of zij mag kritisch meedenken, vragen stellen over het beleid, en kerkenraadsleden aanspreken op hun rol.

Ook van predikant/kerkelijk werker wordt openheid en meedenken gevraagd

Agenda

De kerkenraad neemt het initiatief om een geschikte datum af te spreken voor het jaargesprek. Alle deelnemers aan het gesprek kunnen vooraf gesprekspunten aandragen. De checklist in de brochure ‘Jaargesprekken’, die als download te vinden is op de website van de Protestantse Kerk, is hiervoor een handig hulpmiddel. De gesprekspunten kunnen worden ingediend bij de gespreksleider of de scriba voor een agenda op maat, afgestemd op de actuele situatie.

Je kunt ook je predikant of kerkelijk werker vragen een jaarverslag te maken. Wilbert doet dit ook jaarlijks. Hij geeft aan dat dit houvast en richting geeft aan het jaargesprek. Het geeft inhoud aan de agenda en de gemaakte afspraken kunnen systematisch worden geëvalueerd. 

Wilbert vertelt dat zaken dan ook echt zichtbaar worden: bij hem was het aantal intensieve pastorale gesprekken toegenomen door bijzondere omstandigheden in de gemeente, waardoor ander werk was blijven liggen. Door dit te bespreken, voorkom je dat er verwachtingen niet uitkomen of onbenoemd blijven.

Belangrijke gesprekspunten:

Het werk in gemeente

Bij dit gesprekspunt kun je terugblikken op hoe de kerkelijk werker of de predikant het werk in de gemeente heeft ervaren. Ook kun je nagaan wat belangrijk is voor het komende jaar.

Vragen:

• Wat heb je in het afgelopen jaar in de gemeente zien gebeuren en wat heb je daarin als waardevol ervaren?
• Welke onderdelen van je werk ervaar je als inspirerend?
• Welke onderdelen van je werk kosten je (te) veel energie?
• Welke mogelijkheden zie je in de gemeente om op in te spelen en hoe zou je dat willen doen?
• Wat heb je het afgelopen jaar zien gebeuren op het gebied van geloofsontwikkeling en welke mogelijkheden zie je om daarop in te spelen?
• Hoe heb je de communicatie en samenwerking met de kerkenraad ervaren?

Nascholing en ontwikkeling

Hiervoor kun je het studieplan gebruiken, dat een predikant of kerkelijk werker elke vijf jaar opstelt.

Vragen:

• Hoe gaat het met je nascholing? Welke cursussen staan voor dit jaar gepland?
• Heb je behoefte aan supervisie of coaching op een bepaald onderdeel van je werk?
• Heb je behoefte aan geestelijke begeleiding?

Persoonlijk

Dit punt gaat over hoe het met de predikant of kerkelijk werker gaat (in verhouding tot zijn of haar werk).

Vragen:

• Hoe is de balans tussen werk en vrije tijd?
• Ervaar je genoeg ruimte om aandacht te geven aan je eigen spiritualiteit en omgang met God?
• Is er voldoende tijd voor het voeden van je geloof of spiritualiteit?
• Heb je voldoende tijd om je accu op te laden?

Afronding

De ervaring leert, dat er vaak meer op tafel komt dan vooraf verwacht. Soms komen onderwerpen naar voren, die zo groot of complex zijn dat ze om een afzonderlijk gesprek vragen. In dat geval is het goed ze te parkeren op een lijst voor later. Zo blijven de hoofdlijnen zichtbaar en krijgt alles de aandacht die het nodig heeft. 

Het gesprek kan worden afgesloten met een korte evaluatie van het verloop: 

• Hoe hebben de deelnemers het gesprek ervaren? 
• Zijn er onderwerpen die nog om een verdere uitwerking vragen? 

Van het jaargesprek wordt een verslag gemaakt met een beknopte samenvatting van het gesprek. Ook worden de gemaakte afspraken vastgelegd. 

Het verslag wordt voorgelegd aan de predikant of kerkelijk werker en de aanwezige kerkenraadsleden. Na eventuele aanpassingen is het verslag definitief. De voortgang van de afspraken wordt besproken in het volgende jaargesprek. Indien nodig kunnen tussentijdse gesprekken plaatsvinden. 

Zie het gesprek als zorg voor de ziel van de dominee of kerkelijk werker

Wilbert is een warm pleitbezorger van het jaargesprek. Hij gunt dit iedere predikant of kerkelijk werker. ‘Zie het gesprek als zorg voor de ziel van de dominee of kerkelijk werker. Het is een samen zoeken naar de weg van de Heer.’