Zorgvuldig e-mailgebruik door de kerkenraad: voordelen, risico’s en alternatieven

Dit is de vijfde en laatste bijdrage van Bert Bakker in zijn reeks ‘Samenspel’. In deze aflevering gaat het niet meer specifiek over die veranderprocessen, met alle ups en downs en aanbevelingen, maar schrijft hij veel algemener over het e-mailgebruik, waar iedereen in elk bestuur mee te maken heeft. Heel nuttige aanwijzingen..!

E-mail is een essentieel communicatiemiddel voor kerkenraden. Het biedt een efficiënte manier om informatie te delen, zoals vergaderagenda’s, achtergrondinformatie en herinneringen. Maar e-mail wordt soms ook gebruikt voor minder geschikte zaken, wat ongewenste bijwerkingen kan hebben. Hieronder enkele ervaringen, plussen en minnen en aanbevelingen.

Uit de praktijk

Predikant A startte na een problematisch verlopen fusie. Hij ontvangt maandelijks tien kritische of bezorgde e-mails. Hij probeert invoelende antwoorden te schrijven, maar dit kost een uur per e-mail en energie. Sinds kort nodigt hij mensen uit voor een gesprek, maar hier is nog niet op ingegaan.

Wanneer kerkenraadsleden geïnformeerd moeten worden, gebeurt dat zorgvuldig

Predikant B vertelt dat e-mail veel tijd opslokt, ook al zijn er niet veel kritische mails. Hij laat kritische e-mails een paar dagen liggen en reageert daarna bedachtzaam. Wanneer andere kerkenraadsleden geïnformeerd moeten worden, gebeurt dat zorgvuldig. Meningvormende e-mails worden vermeden: ‘Daarvoor willen we in gesprek.’

Een scriba en predikant uit gemeente C zetten bij het doorsturen van berichten andere leden in de BCC om onnodige REPLY ALL-reacties te voorkomen. Een moderamenlid in D ontvangt veel mailtjes en appjes van werkgroepen medekerkenraadsleden. Dat kan oplopen tot wel twintig per dag. Deels bezorgd of kritisch over de uitvoering van gemaakte afspraken. Deels gemak: een appje gaat sneller dan zelf iets uitzoeken. Als zijn termijn erop zit, zal hij mede hierom niet verlengen: ‘Het werk is fijn, maar deze berichten geven zoveel negatieve energie.’

In E gebruikt de kerkenraad zijn WhatsAppgroep alleen voor het doorgeven van wijzigingen in locatie en tijd; en afwezigheid.

In gemeente F speelt een verschil van inzicht. Zorgvuldige antwoorden van de kerkenraad stuurde de ontvanger zonder context door aan gelijkgestemden. Dit leidde tot escalatie.

En als laatste: Toen ik klaar was met het artikel dat u nu leest, heb ik het naar enkele personen gemaild en gevraagd naar hun opinie. Die kwam per mail terug en daar is het artikel beter van geworden.

Voordelen van e-mail voor kerkenraden

1. Efficiëntie: E-mail en WhatsApp zijn ideaal voor het delen van informatie.
2. Tijd om na te denken voor je iets ‘zegt’: Voor mensen die graag nadenken, voordat ze reageren, zijn ‘trage’ e-mail en whatsapp aantrekkelijk. Vaak bevoordelen gesprekken ad remme mensen, terwijl e-mail ruimte kan bieden voor bedachtzaamheid: knippen, plakken, de tekst laten checken (of inkorten) door AI. Voor dit artikel vroeg ik suggesties via e-mail. Daarnaast heeft de kerk een lange traditie van geestelijke begeleiding via brieven.

E-mail bevordert het vermijden van direct contact, terwijl; ontmoeting juist nodig is

Nadelen van e-mail

1. Meer ‘zenden’ dan proberen te begrijpen: De schrijver van Spreuken trok ooit al aan de bel: ‘Een dwaas is niet geïnteresseerd in inzicht, hij wil alleen zijn eigen mening kwijt.’ E-mail leidt nog vaker tot het ventileren van eigen meningen, zonder echt te luisteren, dan gesprekken.
2. Minder toestemming vragen: In een gesprek helpt het om toestemming te vragen voor je je mening deelt. Dit gebeurt in e-mail hoogst zelden. Met voorspelbare (en onnodige) weerstand tot gevolg.
3. Onnodige misverstanden: E-mails kunnen gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd, vooral als de toon of context niet duidelijk is. In gesprekken kun je non-verbale signalen opvangen en direct reageren op misverstanden of wrijving.
4. Voorspelbare misverstanden: In gemeente D werd het antwoord van de kerkenraad aan één gemeentelid zonder context doorgeklikt naar een groep. In gespannen situaties leidt dit vrijwel zeker tot misverstanden.
5. Tijdsdruk: Het kost kerkenraadsleden onnodig veel tijd en energie, zeker bij veelvuldig gebruik van REPLY ALL, CC en BCC.
6. Kosten: Een uur gemeentewerk van een predikant kost circa € 65. Dat is ruim € 10 voor elke tien minuten, aan e-mail besteed. De tien uur die de predikant in A kwijt was aan e-mail kostte ongeveer € 650 per maand.
7. Onevenwichtige aandacht: Kerkenraadsleden die buiten vergaderingen om over agendapunten mailen, krijgen meer aandacht. Het is echter de vraag of de kwaliteit van besluiten omhooggaat door extra aandacht voor die leden, die zich ergens zó druk over maken dat ze niet kunnen wachten tot de volgende vergadering.
8. Escalatie in gespannen situaties: Gespannen situaties leiden er vaak toe elkaar te ontlopen. E-mail bevordert het vermijden van het directe contact, terwijl ontmoeting juist nodig is. ‘Erop af’ is het adagium van deskundigen.

Alternatieven voor e-mail

Soms is e-mail niet het meest geschikte communicatiemiddel en kan beter gekozen worden voor:

1. Telefonische communicatie: Voor dringende of gevoelige zaken is een telefoongesprek vaak effectiever.
2. Videobellen: Ideaal voor lastige gesprekken omdat visuele interactie mogelijk is.
3. Face-to-face gesprekken: Voor gevoelige onderwerpen is persoonlijk contact vaak de beste optie.

‘Dank voor uw inzichten’ is ook een antwoord…

Tips voor zorgvuldig e-mailgebruik

1. Wees duidelijk en beknopt: Vermijd lange e-mails, kom snel tot de kern en gebruik een duidelijke onderwerpregel.
2. Houd rekening met de ontvanger: Pas je toon en inhoud aan op de ontvanger. Uit hoe zij hun email beginnen en afronden, kun je opmaken wat zij respectvol vinden.
3. Gebruik CC en BCC verstandig: Betrek, net als predikant en scriba uit C, niemand onnodig bij e-mailconversaties.
4. ‘Dank voor uw inzichten’ is ook een antwoord: Niet elke email hoeft inhoudelijk beantwoord te worden.
5. Vertraag bij verschil van inzicht: Dat is de wijsheid van predikant B. Een risico van e-mail is dat het snel is. Daar wordt communicatie niet altijd beter van. In een conflictsituatie is dat zeker voorspelbaar. Een e-mail hoeft echt niet binnen een uur beantwoord te worden, maar kan rustig enkele dagen blijven liggen.
6. Stuur naar gesprek bij verschil van inzicht: De predikanten in A en B schrijven dat zij ‘graag in gesprek gaan.’ Dat kan echter spannend zijn voor de schrijver.
7. De stap naar gesprek wordt iets kleiner als de zorg, die je tussen de regels door hoort, kort wordt samengevat, gevolgd door een uitnodiging voor een gesprek. De schrijver merkt dan dat je probeert te begrijpen. Zinnen die kunnen helpen zijn: ‘Als ik het goed begrijp is uw zorg vooral dat…’ of ‘Als ik u goed begrijp zit aan het plan het risico … voor onze gemeente en hoe we onze roeping vormgeven. Dat baart u zorgen. Ik ga daarover graag met u in gesprek.’
8. Vraag bij verschil van inzicht om toestemming: ‘Beste X, op de fiets naar huis bedacht ik een risico bij het plan dat je voorstelde. Als je dat op prijs stelt, deel ik mijn zorg met je per mail.’ Naast dat dit respectvol is, is een groot voordeel dat X wat meer open kan staan voor wat je wilt vertellen. X heeft er, na zijn akkoord, immers zelf om gevraagd.
9. Verklein het risico van ongewenst delen: Wees voorzichtig met het delen van gevoelige informatie. Zeker in gespannen situaties kan een brief per post voordelen hebben. Het gaat trager. En wie hem wil delen moet wat meer werk doen.
10. Maak afspraken over een WhatsAppgroep: Waarvoor wordt hij gebruikt? En waarvoor beslist niet?
11. Pastorale kansen: Allerlei hulplijnen doen ervaring op met gesprekken via e-mail of whatsapp. Hier zouden mogelijkheden kunnen liggen voor pastoraat met drukbezette gemeenteleden, bij wie een crisis niet de aanleiding is, maar een zeker verlangen naar groei als gelovige mens.

Conclusie

E-mail is nuttig, maar heeft ook nadelen. Het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met e-mailgebruik en alternatieven te overwegen. Bij verschil van inzicht werkt persoonlijk gesprek – via de telefoon, videobellen of ‘live’ – vaak beter.