Ambtelijke vergaderingen
8.1 Presbyteriaal-synodaal
In de kerk is de leiding van gemeenten en kerk toevertrouwd aan ambtelijke vergaderingen, vergaderingen waarin predikanten, ouderlingen en diakenen samenkomen (art. VI-1). De leiding is niet toevertrouwd aan losse personen, maar aan vergaderingen. Het leiding geven is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit geldt binnen de gemeente en ook tussen de gemeenten onderling en in heel de kerk. Plaatselijk is de leiding toevertrouwd aan de kerkenraad, binnen de classis aan de classicale vergadering en landelijk aan de generale synode (art. VI-2). We noemen dit het presbyteriaal-synodale stelsel. Presbyteriaal: plaatselijk ligt de leiding bij de kerkenraad (presbyterium), en synodaal: de kerkenraden staan niet op zichzelf maar komen samen in classicale vergaderingen (een vorm van synode), en classicale vergaderingen komen samen in de generale synode om gezamenlijk te overleggen en te besluiten over de zaken die hun gemeenschappelijk aangaan. Dit presbyteriaal-synodale stelsel is kenmerkend voor de kerk. Het gaat om gezamenlijk overleg en gezamenlijk besluiten waarbij het ene ambt niet hoger is dan het andere, waarbij niemand de ander overheerst, en waarbij ook gemeenten elkaar niet overheersen. Het gaat er daarbij om dat gezocht wordt naar wat Christus als het Hoofd van de Kerk vraagt (art. VI-1,2).
Naast kerkenraad, classicale vergadering en synode is er ook de evangelisch-lutherse synode die leiding geeft aan de evangelisch-lutherse gemeenten tezamen (art. VI-2; ord. 4-21 t/m 23).
8.2 Kerkelijk karakter
In ambtelijke vergaderingen (maar dat geldt eigenlijk overal in de kerk) moet de basishouding zijn dat ambtsdragers gezamenlijk proberen te verstaan wat God zegt. Ieders inbreng is daarbij van belang. Daarbij moet rekening gehouden worden met ieders bijzondere verantwoordelijkheid: bij besluiten over diaconale zaken bijvoorbeeld zal met name de inbreng van diakenen zwaar mogen wegen (ord. 4-1). Kenmerkend is ook dat ambtsdragers handelen ‘zonder last of ruggespraak’. In een kerkenraad zijn ze geen vertegenwoordigers die gebonden zijn aan een groep, en in een classicale vergadering en in de generale synode zijn ze niet gebonden aan degenen die hen verkozen of afgevaardigd hebben (ord. 4-3-2).
8.3 Meerdere vergaderingen
De kerk kent drie ‘lagen’ in de ambtelijke vergaderingen.
De eerste laag wordt gevormd door de kerkenraden. De kerkenraad gaat over zaken van de gemeente.
De tweede laag wordt gevormd door de classicale vergaderingen en de evangelisch-lutherse synode. De classicale vergadering gaat over de zaken van de classis, en dus over de zaken die de gemeenten in de classis gezamenlijk aangaan. De evangelisch-lutherse synode gaat over de zaken die de evangelisch-lutherse gemeenten gezamenlijk aangaan.
De derde laag wordt gevormd door de generale synode. De generale synode gaat over de zaken die de hele kerk en daarmee alle gemeenten aangaan.
De verhouding tussen de lagen wordt aangeduid met ‘meerder’ en ‘minder’. De kerkenraad is de mindere vergadering, de generale synode de meerdere vergadering. Ook de classicale vergadering en de evangelisch-lutherse synode zijn ten opzichte van de kerkenraden een meerdere vergadering (ord. 4-3-1). Ten opzichte van de generale synode zijn zij mindere vergaderingen.
Ambtelijke vergaderingen zijn gelijkwaardig
De termen ‘minder’ en ‘meerder’ duiden erop dat in de betrokken vergadering minder of meer gemeenten betrokken zijn. Het heeft niets te maken met het hedendaagse gebruik van ‘meerdere’ en ‘mindere’. De uit de geschiedenis overgeleverde aanduidingen bedoelen juist aan te geven dat er geen gezagsverhouding is tussen de vergaderingen. Elke ambtelijke vergadering is verantwoordelijk voor de zaken die aan haar zijn toevertrouwd. Nadrukkelijk is vastgelegd dat meerdere vergaderingen alleen die zaken mogen behandelen die in de kerkorde aan die vergadering worden toevertrouwd dan wel die in de mindere vergaderingen niet kunnen worden afgedaan (art. VI-10 KO). Omgekeerd betekent het ook dat mindere vergaderingen geen zaken mogen behandelen die aan een meerdere vergadering zijn toevertrouwd. Om enkele voorbeelden te noemen: de classicale vergadering kan niet voorschrijven welke predikant op zondag in een bepaalde gemeente moet voorgaan, en kan geen ouderling benoemen in een kerkenraad. Of omgekeerd: de generale synode stelt de kerkorde vast en de kerkenraad mag dus geen regelingen maken die met de kerkorde in strijd zijn. Of, een ander voorbeeld, de generale synode bepaalt krachtens de kerkorde wie naast de predikanten van de kerk bevoegd zijn voor te gaan in kerkdiensten. De kerkenraad is daaraan gebonden.
8.4 Openbaarheid
Bijeenkomsten van meerdere vergaderingen zijn openbaar, tenzij men vanwege een vertrouwelijk karakter van wat besproken wordt, in beslotenheid (in comité) vergadert. De brede moderamina (waartoe ook de kleine synode gerekend wordt) vergaderen altijd besloten, maar kunnen op verzoek gasten toelaten (ord. 4-3-3).
Een kerkenraad kan zelf beslissen of de vergaderingen al of niet openbaar zijn. Zie § 9.3.6.
8.5 Kerkelijke lichamen
Naast de ambtelijke vergaderingen zijn er in de kerk commissies, colleges, raden en hoe ze verder ook genoemd worden, die op grond van de kerkorde of op grond van een opdracht van een kerkelijk orgaan een taak in de kerk verrichten. Al die groepen worden samen met de ambtelijke vergaderingen aangeduid als kerkelijke lichamen (ord. 4-4-1). Ook plaatselijke commissies, de colleges van kerkrentmeesters en de colleges van diakenen vallen hieronder.
Voor al die lichamen geldt dat ze gebonden zijn aan wat de kerkorde ter zake bepaalt. Elke bepaling in bijvoorbeeld een plaatselijke regeling die daarmee in strijd is, is ongeldig en kan dus niet worden toegepast. Ook moeten deze lichamen hun regelingen aanpassen als de kerkorde wijzigt, en de regelingen daarmee alsnog in strijd komen met de kerkorde (ord. 4-4-2). Opvallend is dat gesteld wordt dat bepalingen die in strijd komen met kerkorde, ordinanties of generale regelingen geen kracht hebben, en dat bepalingen die in strijd komen met kerkorde en ordinanties op dat moment hun kracht verliezen. Bij dat laatste worden de generale regelingen niet genoemd. Het lijkt een omissie.
Over de leden van een kerkelijk lichaam wordt hier niets bepaald. Wel wordt als algemene regel gegeven dat het lidmaatschap vervalt op het moment dat het lid niet langer voldoet aan de vereisten die aan het lidmaatschap worden gesteld (ord. 4-4-3).
Dat kunnen vereisten zijn die in de kerkorde zijn vastgelegd. De leden van een classicaal college voor het opzicht worden benoemd uit de predikanten en ouderlingen uit het rechtsgebied van het college (ord. 12-2-3). Als een predikant naar elders verhuist, is deze niet langer lid van het college. ‘Zij worden benoemd uit’ slaat immers niet alleen op het moment van de benoeming maar op de hele zittingsperiode. Dat blijkt uit het feit dat apart bepaald wordt dat een ambtsdrager na afloop van de ambtstermijn zijn zittingstijd als lid mag volmaken (ord. 12-2-13).
De vereisten kunnen ook door de benoemende instantie zijn gesteld: een lid van een plaatselijke commissie met uit elke wijkgemeente een lid, verliest het lidmaatschap als hij of zij lid wordt van een andere wijkgemeente.
8.6 Besluitvorming
Het samen eens worden is regel nummer een
De eerste regel voor alle kerkelijke besluitvorming is dat geprobeerd zal worden door overleg tot een gezamenlijk standpunt te komen (ord. 4-5-1). Vanwege het belang van het gezamenlijk overleg kan in een ambtelijke vergadering niet bij volmacht worden gestemd. Het zoeken naar een gezamenlijk standpunt betekent dat voors en tegens zorgvuldig worden afgewogen en met de belangen van minderheden rekening wordt gehouden. Maar als een gezamenlijk standpunt niet mogelijk is, zullen de voor- en tegenstemmen moeten worden geteld. De algemene regel is dan dat bij meerderheid van uitgebrachte stemmen wordt beslist. Iemand die zich van stemming onthoudt, telt dus niet mee, evenmin als een blanco stem. Een ongeldige stem (iemand stemt bijvoorbeeld op een persoon die geen kandidaat is) telt uiteraard ook niet mee.
Bij belangrijke besluiten is het mogelijk vooraf te bepalen dat voor dat besluit een grotere meerderheid nodig is. Voor een aantal zaken ligt kerkordelijk vast dat een twee derde meerderheid nodig is, bijvoorbeeld bij de verkiezing van een predikant door de gemeente als er één kandidaat wordt voorgesteld (ord. 3-4-7).
Over zaken wordt in principe mondeling gestemd, maar er kan om schriftelijke stemming worden gevraagd. Over personen wordt in principe schriftelijk gestemd, tenzij er maar één kandidaat is en niemand bezwaar maakt tegen mondelinge stemming (ord. 4-5-2). In ord. 4-5-3 staat precies beschreven hoe een stemming over personen moet verlopen (zie § 10.3.4).
Indien de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Uiteraard staat het een kerkenraad vrij de herstemming op te schorten tot een volgende vergadering.
Indien bij een herstemming over zaken de stemmen opnieuw staken, is het voorstel verworpen. Indien bij een herstemming tussen twee personen de stemmen opnieuw staken, beslist het lot.
Deze regels voor besluiten gelden voor alle kerkelijke lichamen. In een plaatselijke regeling kan daarvan niet worden afgeweken.
Alleen voor een college van bezwaren en geschillen is een uitzondering. In de kerkorde is bepaald dat bij staking van stemmen de stem van de voorzitter de doorslag geeft (ord. 12-7-6). Een rechtsprekend college moet nu eenmaal altijd een besluit nemen.
Besluiten kunnen alleen worden genomen als ten minste de helft van het aantal leden (het quorum) aanwezig is met een minimum van drie leden (ord. 4-5-4). Bij het vaststellen van de helft moet worden uitgegaan van het aantal leden dat er zou moeten zijn. Het quorum van een kerkenraad met zeven leden en twee vacatures is ten minste de helft van negen, dus vijf. Boventallige leden tellen mee voor het aantal: een algemene kerkenraad met acht gewone leden, twee vacatures en twee boventallige leden heeft een quorum van de helft van twaalf, dus zes.
Als het quorum niet aanwezig is, kan in een nieuwe vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, zonder quorum besloten worden, wanneer dan ten minste drie leden aanwezig zijn.
De termijn van twee weken is opgenomen om ervoor te zorgen dat alle leden voldoende tijd hebben om zich voor de extra vergadering vrij te maken. Het verdient overigens de voorkeur dat van deze regel geen gebruik gemaakt wordt en dat alleen besluiten genomen worden als het quorum aanwezig is. Het blijft mogelijk om zelfs de volgende dag te besluiten (als er haast geboden is, kan dat nodig zijn) als op die vergadering maar het quorum aanwezig is.
Het minimum van drie is opgenomen om te voorkomen dat een te kleine groep besluiten neemt. Het minimum geldt niet voor het moderamen van de kerkenraad, dat immers uit drie personen kan bestaan (ord. 4-8-2). Het moderamen moet in spoedeisende zaken kunnen besluiten, ook als één lid afwezig is. Het minimum bestaat wel voor het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen. Deze colleges kunnen ook uit drie personen bestaan en moeten dan allemaal aanwezig zijn om besluiten te nemen. Als dat onmogelijk is, worden de colleges aangevuld met anderen (zie ord. 11-2-6).
De regels gelden ook voor een gemeentevergadering waarin ambtsdragers verkozen worden (ord. 4-5-5). Uiteraard geldt niet de quorumregel: de gemeentevergadering heeft geen leden, maar is een bijeenkomst waarvoor gemeenteleden worden uitgenodigd. Ook kan in een gemeentevergadering in het kader van de verkiezing ambtsdragers wel bij volmacht gestemd worden (zie § 10.1).
Voor de colleges voor de behandeling van bezwaren en geschillen geldt dat een lid niet als lid aanwezig mag zijn bij de behandeling van bezwaren waarbij hij of zij op wat voor manier ook betrokken is dan wel waarbij hij of zij belang heeft (ord. 10-7-5). In GR 11-7 wordt deze regel uitgebreid naar alle rechtsprekende colleges. Verder is bepaald dat kerkelijk werkers niet deelnemen aan besprekingen in de kerkenraad over hun rechtspositie (ord. 3-12-17). Dit is een wat merkwaardige bepaling: een kerkenraad gaat niet over de rechtspositie van kerkelijk werkers. Arbeidsrechtelijke zaken zijn, voor zover hierover plaatselijk beslist kan worden, een zaak van het college van kerkrentmeesters dan wel college van diakenen. Bedoeld zal zijn dat kerkelijk werkers niet meespreken als gesproken wordt over de formatieruimte voor de kerkelijk werker.
Een algemene bepaling dat leden zich moeten onthouden van meespreken en meebesluiten in zaken die hun persoonlijk belang betreffen, is er niet. Toch is het verstandig om in die zaken terughoudend te zijn. Bij een persoonlijk belang wordt het moeilijker het algemene belang in het oog te houden. Dit is simpelweg een kwestie van goed bestuur.
8.7 Geheimhouding
Vertrouwen mag niet worden beschaamd
Ieder die uit hoofde van het werk in de gemeente zaken te horen krijgt die een vertrouwelijk karakter dragen, is verplicht dit geheim te houden. Deze plicht tot geheimhouding geldt niet alleen ambtsdragers die bij de bevestiging in het ambt beloven geheim te houden wat ze vertrouwelijk vernemen. Het geldt iedereen die binnen de kerk een taak verricht, levenslang (ord. 4-2-1,2). Vertrouwen mag niet worden beschaamd. Met name in pastorale contacten is het wezenlijk dat iemand erop kan vertrouwen dat niet wordt doorverteld wat in vertrouwen wordt gezegd. Dat geldt niet alleen bij (huis)bezoek door ouderlingen of bezoekers, maar bijvoorbeeld ook als een jongere in vertrouwen iets aan een jeugdwerkleider zegt of wanneer bij een hulpvraag dingen vertrouwelijk aan een diaken worden verteld.
Geheimhouding betekent dat vertrouwelijke gegevens met niemand worden gedeeld. In een bespreking van huisbezoeken in een vergadering van de kerkenraad of van een pastorale raad mogen geen vertrouwelijke zaken ter tafel worden gebracht. Als een ambtsdrager of bezoeker een vertrouwelijke zaak met een andere ambtsdrager wil bespreken, moet vooraf aan betrokkene toestemming worden gevraagd. Het generale college voor het opzicht sluit overigens niet geheel uit dat vertrouwelijke informatie met anderen die ook tot geheimhouding verplicht zijn, wordt gedeeld als dat een functioneel doel dient (GCO 2013/4). Enigszins merkwaardig is de uitspraak van een classicaal college dat een predikantsvrouw dicht bij het ambt staat en uit dien hoofde een afgeleide geheimhoudingsplicht heeft (GCO 2016/B.1). De predikant is immers niet gerechtigd om vertrouwelijke zaken met haar of zijn partner te delen. Het college zal willen zeggen dat als de partner wellicht onbedoeld vertrouwelijke zaken te horen krijgt, deze geacht wordt dit vertrouwelijk te houden.
De geheimhouding betreft niet alleen wat vertrouwelijk wordt verteld, maar ook alles wat besproken wordt en een vertrouwelijk karakter heeft. De inhoud van een bij de kerkenraad ingediend bezwaar tegen een persoon is vertrouwelijk en mag in principe niet openbaar worden gemaakt (uitspraak GCBG 2008/10).
Een probleem kan ontstaan wanneer in vertrouwen wordt verteld over een misdrijf, met name als daardoor anderen gevaar lopen, bijvoorbeeld wanneer verteld wordt over incest.
In de Beroepscode en gedragsregels voor predikanten en kerkelijk werkers, door de synode vastgesteld in 2012, wordt dit nader geregeld. Voorop staat dat de geheimhouding alleen bij zeer hoge noodzaak mag worden doorbroken als de predikant of kerkelijk werker:
- alles heeft gedaan om toestemming van betrokkene te krijgen dan wel ervan overtuigd is of er vrijwel zeker van is dat het vragen van toestemming schadelijk is voor betrokkene of voor derden;
- geen andere weg weet om tot een oplossing te komen dan door het doorbreken van de geheimhouding;
- er vrijwel zeker van is dat geheimhouding voor betrokkene(n) of derden aanwijsbare en ernstige schade of gevaar oplevert;
- er vrijwel zeker van is dat het doorbreken van de geheimhouding de schade aan betrokkene(n) dan wel aan derden voorkomt of beperkt;
- de geheimhouding slechts zo ver als nodig is doorbreekt om het gevaar af te wenden of de schade te voorkomen;
- in gewetensnood komt als hij/zij de geheimhouding handhaaft.
Aan al deze voorwaarden moet zijn voldoen. Geheimhouding mag dus alleen worden doorbroken als de predikant of kerkelijk werker in geweten niet anders kan dan spreken om een gevaar af te wenden. Met alle misbruikschandalen in het achterhoofd is daarbij in het bijzonder vastgelegd dat tuchtwaardig gedrag van collega’s moet worden gestopt en voorkomen en niet mag worden toegedekt. Spreken is in dat geval noodzaak.
Geheimhouding mag niet tot een kerkelijke doofpot leiden
Wat voor predikanten en kerkelijk werkers geldt, geldt ook voor andere ambtsdragers en bezoekers zoals pastorale medewerkers, al zullen zeker bezoekers niet snel met dergelijke ernstige zaken worden geconfronteerd.
Doorbreken van de geheimhouding buiten die uiterste noodzaak is in de kerk tuchtwaardig. Een predikant die aan de advocaat van een man in een echtscheidingsprocedure advies had gegeven, werd mee hierom ambtelijk vermaand (GCO 2007/3 sub e). Omgekeerd, van een melding van een predikant aan een Advies- en Meldpunt Kindermishandeling werd uitgesproken dat dit niet in strijd is met het ambtsgeheim, al had de predikant terughoudender kunnen zijn in zijn oordeel over de moeder (GCO 2014/c.1).
Trouwens, niet alleen de kerk acht geheimhouding (buiten die uiterste noodzaak) noodzakelijk.
Als degene wiens geheim geschonden is erom vraagt, kan de strafrechter zelfs een gevangenisstraf opleggen (art. 272 Wetboek van Strafrecht). Als aan bovengenoemde zorgvuldigheidseisen is voldaan, zal de rechter daar niet toe overgaan. Artsen hebben bijvoorbeeld in soortgelijke situaties het recht (niet de plicht!) om de geheimhouding te doorbreken.
Vanwege het belang van de geheimhouding hebben ambtsdragers ook het recht om in een rechtbank te zwijgen over wat hun vertrouwelijk ter kennis is gekomen. Dit zogeheten verschoningsrecht is vastgelegd in art. 218 Wetboek van Strafvordering.
