Een goed gesprek over beheer en beleid: kijken, luisteren en samenwerken

Eén van de – misschien wel onderbelichte – aspecten van ons kerkzijn is het financiële plaatje. Materiële zaken, waar we menen dat het in de kerk om geestelijke zaken zou moeten gaan. Zouden we niet vooral met elkaar te maken kunnen hebben? Vanuit de organisatie van de kerkrentmeesters hier een pastoraal verhaal.

In 2022 maakte ik de overstap van gemeentepredikant naar directeur van de Vereniging voor het Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB Kerkrentmeesters). Het was een verrassende stap die ik op diverse plekken wel moest verklaren. Daarvoor gebruik ik graag het volgende voorbeeld: Als je een laptop gaat aanschaffen, is steevast de vraag: waarvoor ga je de laptop gebruiken? Want als je weet welke activiteiten je ermee gaat doen, wordt ook duidelijk wat je qua samenstelling nodig hebt. Ga je er complexe fotoen videobewerkingen op maken, dan heb je een goede kwalitatieve grafische kaart en intern geheugen nodig. Ga je er enkel op tekstverwerken en e-mailen, dan kun je toe met een eenvoudiger model.

Software en hardware van de kerk

Hardware en software hebben alles met elkaar te maken. Als deze goed op elkaar afgesteld zijn, dan draait alles soepel en gaan tijd en energie naar de inhoud. Tegen die achtergrond heb ik deze stap gemaakt: meer bezig met de ‘hardware’ van de kerk (gebouwen, geldwerving, personeel), zodat de software van de kerk (kerntaken van gemeente-zijn) optimaler kan draaien. En investeren in een goed gesprek tussen deze aspecten. Want in een krimpende kerk (qua middelen en/of bestuurskracht) wordt een goede afstemming tussen hardware en software steeds belangrijker. En niet onbelangrijk: soms kun je voor de huidige taken ook met lichtere hardware toe. Maar dat gesprek moet niet slechts financieel gedreven zijn, maar gebaseerd zijn op gebruik (visie).

Helaas zijn in de praktijk geld en inhoud nogal gescheiden

De kaasschaaf is bot geworden

De laatste decennia kon in veel gemeenten door middel van de kaasschaafmethode passend bij de financiële positie beleid worden gemaakt. De inkomsten groeiden weinig of liepen zelfs wat terug, de uitgaven liepen iets sneller terug. En dus werden aan de kostenkant besparingen doorgevoerd (minder personeel, beperktere aanstelling (fulltime werd 80-70%) of minder gebouwen in eigen beheer), en tevens bij de trouwe groep gemeenteleden een klemmend appel gedaan om een extra financiële bijdrage, die daar ook vaak toe bereid waren. Zo kon relatief eenvoudig met ‘kaasschaafbeleid’ (steeds een beetje eraf) een sluitende begroting worden gepresenteerd.

Maar na jaren van schaven is op veel plekken deze methode uitgewerkt. Want hoeveel kun je nog terug in personele inzet of in je vierplekken? Dat noopt tot meer bewuste keuzes, die beter niet op basis van een spreadsheet gemaakt kunnen worden. Liever een paar scenario’s berekenen en dan zorgvuldige afwegingen maken. Want, bijvoorbeeld, stoppen met een beheerder van het gebouw is wel een besparing, maar tegelijk ook een extra belasting van de vrijwilligers. De predikantsplaats onder de 50% brengen betekent meer dan alleen nadenken over de invulling van de nieuwe gaten in het preekrooster.

Hoe vul je de pastorale zorg anders in? Hoe neem je gemeenteleden mee in een ander verwachtingspatroon? Positiever gezegd: hoe willen we omzien naar elkaar vormgeven en wat is de rol van de parttime predikant hierin? Hoogste tijd om de vraag naar de verhouding tussen hardware en software naar de tafel van de kerkenraad te brengen.

Hoe voer je een goed beleidsrijk gesprek over de financiële positie?

In onze Kerkorde (Ordinantie 11) is vastgelegd dat het college van kerkrentmeesters binnen het mandaat van de kerkenraad (vastgesteld beleidsplan en begroting) de zorg voor de financiën is toevertrouwd. Dat suggereert dat het op de kerkenraad zou moeten gaan over de inhoudelijke én financiële uitgangspunten. In het beleidsplan en de begroting krijgen deze uitgangspunten hun concretisering: wat gaan we doen en hoe gaan we dat financieren? Daarna kunnen de afzonderlijke colleges en werkgroepen ermee aan de slag.

Helaas is de praktijk dat geld en inhoud nogal gescheiden zijn: de kerkrentmeesters zijn op de hoogte van het geld, de kerkenraad gaat over de inhoud. Terugdenkend aan de kaasschaaf kan dit op die manier best een tijd goed gaan. Maar bij schaarste in mensen of middelen moet er fundamenteler gekeken worden. Wat daarbij helpt, is dat leden van de kerkenraad zicht hebben op de inkomsten en uitgaven. En houd dat zo simpel mogelijk. De meeste kerkenraadsleden deinzen terug voor uitgebreide Excels met cijfers en bedragen. Beter is het om te werken met taartpunten of percentages. Waar komen onze inkomsten vandaan en waar geven we het aan uit? In de Protestantse Gemeente Dronten sturen ze al vele jaren op heldere kengetallen.

Lange tijd kon met ‘kaasschaafbeleid’ nog een sluitende begroting worden gepresenteerd

Naar elkaar luisteren

Voor het goede gesprek over de financiën helpt het als de kerkenraadsleden niet alleen weten hoe het zit, maar er ook wat beelden of activiteiten bij kunnen plaatsen. Belangrijk dat iedereen er gevoel bij kan ontwikkelen. En ook zicht kan krijgen op de onderlinge verwevenheid: 20% van onze inkomsten komt uit de exploitatie van ons gebouw (externe verhuur), maar 10% van onze uitgaven hangen hier ook mee samen (salaris beheerder/energie-uitgaven). Stoppen met de beheerder betekent wel dat ofwel ook de inkomsten dalen (de beheerder zorgde zelf ook voor zaalverhuur) of dat vrijwilligers ingezet moeten worden voor de facturering, de zaalhuur en de aanwezigheid op de avonden. En zo kun je bij alle uitgavenaspecten stil staan bij de consequenties van het ‘draaien aan de knoppen’.

In onze contacten als VKB merken we vaak dat door de verschillende ambten aan tafel niet even goed naar elkaar geluisterd wordt. Of er is simpelweg te weinig interesse voor elkaars werk. Weten de kerkrentmeesters waar de kosten voor het jeugdwerk aan worden uitgegeven? En weet de predikant welke taken op het kerkelijk bureau plaatsvinden en wat de consequenties zijn als de overeenkomst met de medewerker van het bureau wordt stopgezet? Het gesprek, zeker ter voorbereiding op beleidskeuzes, wint aan diepgang als iedereen zijn best doet om achter de getallen te kijken.

En ook te luisteren naar elkaars motivatie: de meeste kerkrentmeesters zijn er niet op uit om altijd maar op de penningen te zitten. Maar veel kerkrentmeesters willen wel weten waar het geld voor bedoeld is en of die uitgave goed besteed is. Het is immers niet hun eigen geld, maar het zijn de middelen van de gemeenschap, waarover zij als beheerders zijn aangesteld.

Krimp en rouw in de ogen kijken

De spreekwoordelijke olifant in de kamer dient niet onbesproken te blijven. Op veel plekken is dat de demografische krimp van de gemeente. De gemeente wordt ouder, de groep jonge mensen slinkt al jaren, terwijl de groep mensen die pastorale ondersteuning nodig heeft groeit.

Ook hier zou het helpen, als we elkaar wat vaker de demografische cijfers laten zien: hoe is onze gemeente samengesteld? En ‘bij ongewijzigd beleid’ hoe ziet dan het plaatje over 10-20 jaar eruit? En wat betekent dat voor de benodigde ondersteuning (pastoraat, erediensten) in de gemeente? Hoe zijn onze inkomsten opgebouwd en hoe pakt de demografische ontwikkeling uit voor de geldwerving uit de Actie Kerkbalans?

Goed om ook een uitsplitsing op doelgroepen te maken, dus 41-50 jaar, 51-60 jaar etc. en hoeveel iedereen bijdraagt. Want in absolute zin geven de ouderen het meest, maar ze zijn ook vaak met meer. Hoeveel geven de leden per pastorale eenheid binnen een leeftijdsgroep? En hoeveel procent van de gemeente draagt niet bij? Of al 20 jaar hetzelfde bedrag? Kortom, een goede analyse kan helpen om scherper te kijken.

Het gesprek wint aan diepgang als men zijn best doet achter de getallen te kijken

En als je weet dat over 10 jaar een jongere groep het stokje van een oudere generatie moet overnemen (qua inkomsten, maar zeker ook qua bestuurskracht), waarom daarmee wachten tot dit moment? Er zijn gelukkig al voorbeelden van gemeenten, die actief jonge mensen in het bestuur werven en taken nu al aan hen overdragen. Pro-actief inspelen op wat komt, kan alleen als je een plaatje kunt vormen van hoe de ontwikkeling zal gaan, maar ook bereid bent daarnaar te willen kijken.

Deze laatste stap wordt nog wel eens overgeslagen. Onder veel demografische ontwikkelingen zit de pijn van een krimpende gemeenschap, van (eigen) kinderen die niet meer actief zijn, van het ervaren verlies aan relevantie. Deze rouw mag niet onbesproken blijven. Het is heel heilzaam om alvorens verder te gaan hier woorden aan te geven. Maar ook tegen elkaar te zeggen dat we er niet zijn om de kerk te redden. In 20 eeuwen kerkzijn zijn er hoge toppen en diepe dalen geweest. Volle kerken betekenen niet automatisch impact maken vanuit het geloof. En je enkel richten op meer jeugd in de kerk krijgen, is niet altijd het antwoord daarop.

Ik ken een zeer vitale geloofsgemeenschap van vooral 60+ met een goed verzorgde liturgie. Zij hebben juist een aantrekkingskracht op hun generatiegenoten vanwege hun samenstelling en hun wijze van vieren. Die zouden eerder moeten inzetten op hun kracht, dan proberen krampachtig 2-3 gezinnen erbij te krijgen.

De vraag moet dan ook zijn: wat heb je hen te bieden? Of kun je dan niet nadrukkelijker met die paar gezinnen samenwerken met een naburige geloofsgemeenschap, zodat ouders en kinderen ook medegelovigen leren kennen? Ook de demografische kennis van je gemeenschap kan je helpen om voor de komende jaren evenwichtig en passend beleid te formuleren.

Verbindingen leggen

Inmiddels maken bijna 1800 betrokkenen bij de VKB gebruik van onze app rond kerkbeheer. Op een hele eenvoudige manier wisselen kerkrentmeesters vragen en ideeën uit rondom allerhande kerkrentmeesterlijke thema’s. En dat dwars door ons land. Plaats en tijdstip worden daarmee ondergeschikt aan de ander helpen.

Ook demografische kennis van de gemeente kan helpen een evenwichtig en passend beleid te formuleren

Geweldig om te zien, want het helpt kerkrentmeesters om zo over hun eigen muren heen te kijken. En te ontdekken dat velen in hetzelfde schuitje zitten. Het vraagt wat lef om je eigen situatie niet alleen in de ogen te kijken, maar ook in de regio te delen en dus het net over een andere boeg en wat breder uit te werpen. Praat erover. Ik geloof, dat wanneer we dat de komende jaren gaan doen, we elkaar juist in de krimp kunnen ondersteunen.